Đương sự có quyền đề nghị toà thu thập tài liệu, chứng cứ khi đã áp dụng các biện pháp cần thiết mà vẫn không tự thu thập được. Đơn đề nghị cần nêu rõ vấn đề cần chứng minh, tài liệu cần thu thập, lý do không tự lấy được và tên, địa chỉ của người hoặc cơ quan đang giữ tài liệu. Toà xem xét đơn và có thể ra văn bản yêu cầu cung cấp, lấy lời khai, xem xét thẩm định tại chỗ hay trưng cầu giám định.
Đây là quyền rất có giá trị nhưng hay bị hiểu sai theo hai hướng: hoặc nghĩ rằng toà sẽ tự đi tìm hết chứng cứ, hoặc không biết rằng mình có thể nhờ toà. Bài này chỉ ra ranh giới giữa việc của đương sự và việc toà hỗ trợ, cùng cách viết đơn để được chấp nhận. Cách đánh giá giá trị từng loại chứng cứ thuộc site chuyên về chứng cứ; ở đây chỉ bàn quyền và thủ tục đề nghị.
Toà vào cuộc khi nào: nguyên lý hai tầng
Tầng thứ nhất là việc của đương sự. Ai đưa yêu cầu thì tự thu thập, giao nộp chứng cứ chứng minh. Luật cho đương sự quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân đang lưu giữ tài liệu cung cấp cho mình. Bên được yêu cầu có nghĩa vụ cung cấp theo quy định; nếu không cung cấp được, họ nên trả lời bằng văn bản và nêu lý do.
Tầng thứ hai là toà hỗ trợ. Khi bạn đã thật sự cố gắng mà vẫn không lấy được, ví dụ ngân hàng từ chối cung cấp sao kê tài khoản của người khác, cơ quan đăng ký đất đai không cấp bản sao hồ sơ vì bạn không phải người sử dụng đất, công ty của bên kia không trả lời, thì bạn đề nghị toà. Toà có thẩm quyền ra văn bản yêu cầu, và cơ quan, tổ chức nhận văn bản của toà có nghĩa vụ cung cấp trong thời hạn luật định.
Ngoài ra, trong một số trường hợp luật quy định, toà tự mình tiến hành thu thập, xác minh chứng cứ mà không cần đương sự đề nghị. Nhưng đừng xây chiến lược vụ án trên khả năng này. Nguyên tắc chung vẫn là đương sự chủ động, toà hỗ trợ khi có căn cứ.
Tự thu thập trước: bước chứng minh bạn đã cố gắng
Toà thường hỏi bạn đã làm gì trước khi đề nghị. Làm đủ các bước sau và giữ dấu vết của từng bước:
- Xác định ai đang giữ tài liệu: ngân hàng nào, chi nhánh nào, văn phòng đăng ký đất đai nơi có đất, bệnh viện nào, công ty nào.
- Gửi văn bản yêu cầu cung cấp cho nơi đang giữ, nêu tài liệu cần, mục đích sử dụng trong vụ án đang giải quyết, kèm bản sao thông báo thụ lý nếu có.
- Giữ bằng chứng đã gửi: biên nhận, phiếu gửi bưu chính, thư điện tử có ngày giờ.
- Ghi nhận phản hồi: văn bản từ chối, hướng dẫn phải có văn bản của toà, hoặc im lặng quá thời gian hợp lý.
- Mang các bằng chứng này đính kèm đơn đề nghị toà, để thẩm phán thấy rõ lý do bạn không tự thu thập được.
Có những tài liệu mà người ngoài gần như chắc chắn không được cung cấp, như sao kê tài khoản của bên kia. Dù vậy, một văn bản yêu cầu và một văn bản từ chối vẫn có ích: chúng cho thấy bạn đã đi đúng trình tự.
Đơn đề nghị cần nêu gì
Không cần tìm một mẫu đơn "chuẩn". Đơn được chấp nhận khi đủ thông tin để toà ra văn bản yêu cầu chính xác. Những nội dung nên có:
- Thông tin vụ án: tên toà, số thụ lý, tên các đương sự, tư cách của bạn.
- Vấn đề cần chứng minh: ví dụ "khoản tiền 300 triệu đồng đã được chuyển vào tài khoản của bị đơn ngày…", "ranh giới thửa đất trước khi bị đơn xây tường". Số liệu trong ví dụ là giả định.
- Tài liệu, chứng cứ cần thu thập: càng cụ thể càng tốt, như sao kê tài khoản số nào trong khoảng thời gian nào, hồ sơ cấp giấy chứng nhận thửa đất nào.
- Lý do không tự thu thập được: kèm văn bản từ chối hoặc chứng minh đã yêu cầu mà không được trả lời.
- Tên, địa chỉ của cá nhân, cơ quan, tổ chức đang giữ tài liệu, để toà gửi văn bản đúng nơi.
- Chữ ký và ngày tháng; nộp cho toà, giữ biên nhận.
Đơn ghi chung chung kiểu "đề nghị toà điều tra làm rõ" thường không giúp được gì vì toà không biết phải yêu cầu ai, yêu cầu gì.
Những việc toà có thể làm khi được đề nghị
Tuỳ vấn đề cần làm rõ, toà có nhiều cách thu thập, xác minh. Bảng dưới liệt kê những biện pháp hay gặp trong vụ án dân sự thông thường.
| Biện pháp | Hay dùng khi | Lưu ý cho đương sự |
|---|---|---|
| Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp tài liệu | Sao kê ngân hàng, hồ sơ đất đai, hồ sơ bệnh án, dữ liệu do bên thứ ba giữ | Nêu đúng tên nơi giữ và tài liệu cụ thể |
| Lấy lời khai đương sự, người làm chứng; đối chất | Lời trình bày mâu thuẫn, cần người chứng kiến kể lại | Cung cấp đúng tên, địa chỉ người làm chứng |
| Xem xét, thẩm định tại chỗ | Ranh giới đất, hiện trạng công trình, tài sản không mang tới toà được | Người yêu cầu thường tạm ứng chi phí; có mặt khi toà đến |
| Trưng cầu giám định | Chữ ký, chữ viết bị nghi giả, chất lượng công trình, thương tật | Người yêu cầu thường tạm ứng chi phí |
| Định giá tài sản | Chia tài sản, các bên không thống nhất được giá | Thủ tục và chi phí định giá có quy định riêng |
| Uỷ thác thu thập chứng cứ | Tài liệu, người làm chứng ở địa phương khác hoặc ở nước ngoài | Thường mất thêm thời gian |
Chi phí giám định, định giá, xem xét thẩm định tại chỗ do ai tạm ứng, ai chịu cuối cùng là nội dung của danh mục "Án phí và chi phí tố tụng". Ở đây chỉ cần nhớ: đề nghị biện pháp nào thì chuẩn bị tinh thần tạm ứng chi phí cho biện pháp đó.
Ví dụ giả định: chứng minh đã trả nợ qua tài khoản người khác
Ông Bình bị kiện đòi khoản vay 200 triệu đồng. Ông khẳng định đã trả 120 triệu, nhưng tiền chuyển vào tài khoản của con gái nguyên đơn theo lời dặn của nguyên đơn. Ông có biên lai chuyển khoản của mình, nhưng nguyên đơn phủ nhận con gái đã nhận tiền thay.
Ông Bình không thể tự lấy sao kê tài khoản của con gái nguyên đơn. Ông làm đơn đề nghị toà yêu cầu ngân hàng cung cấp thông tin các giao dịch nhận tiền từ tài khoản của ông trong khoảng thời gian cụ thể, nêu số tài khoản nhận, tên ngân hàng, kèm biên lai chuyển và văn bản ngân hàng trả lời rằng không cung cấp thông tin tài khoản của người khác. Đồng thời ông đề nghị toà đưa con gái nguyên đơn vào vụ án với tư cách người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan và lấy lời khai người này.
Đơn có vấn đề cần chứng minh rõ, tài liệu cụ thể, lý do không tự thu thập được và nơi đang giữ tài liệu. Đó là đơn có khả năng được chấp nhận cao. Kết quả cuối cùng vẫn tuỳ nội dung tài liệu thu được và đánh giá của toà.
Vì sao đơn đề nghị hay bị từ chối
Chưa tự thu thập. Không có dấu vết nào cho thấy bạn đã yêu cầu nơi giữ tài liệu. Toà có thể hướng dẫn bạn tự làm trước.
Tài liệu không liên quan tới vấn đề cần chứng minh. Xin toà thu thập mọi giao dịch ngân hàng của bên kia trong năm năm để "xem có gì" là yêu cầu khó được chấp nhận. Yêu cầu phải gắn với tình tiết cụ thể.
Thông tin quá chung. Không nêu tên nơi giữ, không xác định khoảng thời gian, không mô tả tài liệu.
Đề nghị quá muộn. Đề nghị đưa ra sát ngày xét xử khiến việc thu thập kéo dài vụ án; toà sẽ cân nhắc lý do bạn chậm.
Không tạm ứng chi phí cho biện pháp cần chi phí. Đề nghị giám định hay thẩm định tại chỗ mà không nộp tạm ứng theo thông báo có thể khiến biện pháp không được tiến hành.
Tài liệu thật ra đã có trong hồ sơ. Trước khi đề nghị, hãy xin tiếp cận hồ sơ để chắc rằng tài liệu chưa được bên kia nộp hoặc toà chưa thu thập. Đề nghị trùng lặp chỉ làm mất thời gian của cả hai phía.
Yêu cầu chạm tới thông tin được pháp luật bảo vệ đặc biệt mà không nêu được lý do cần thiết. Với hồ sơ bệnh án, thông tin tài khoản hay dữ liệu cá nhân của người khác, toà sẽ cân nhắc kỹ giữa nhu cầu chứng minh và quyền riêng tư. Đơn cần giải thích vì sao không có cách nào khác ít xâm phạm hơn để làm rõ tình tiết.
Sau khi nộp đơn: theo dõi và dùng kết quả
Sau khi nộp, theo dõi với thư ký xem toà đã ra văn bản yêu cầu chưa, gửi đi đâu, đã có phản hồi chưa. Nếu toà không chấp nhận đề nghị, bạn có thể hỏi lý do và cân nhắc nộp lại đơn đầy đủ hơn. Tài liệu toà thu thập được sẽ đưa vào hồ sơ; bạn có quyền tiếp cận, ghi chép, sao chụp như các tài liệu khác, trừ phần không được công khai.
Khi có tài liệu mới, đối chiếu ngay với lời trình bày của mình và của bên kia. Nếu tài liệu ủng hộ bạn, nêu nó cụ thể trong văn bản ý kiến bổ sung. Nếu tài liệu bất lợi, cân nhắc lại chiến lược: có giải thích được không, có nên thoả thuận không. Trường hợp vụ việc lớn hoặc chứng cứ phức tạp, ý kiến của luật sư ở giai đoạn này thường có giá trị.
Nhớ rằng đề nghị toà thu thập chứng cứ không chuyển nghĩa vụ chứng minh sang cho toà. Nếu tài liệu thu về không chứng minh được điều bạn nói, phần thiệt vẫn thuộc về bạn.
Câu hỏi thường gặp
Toà có tự đi thu thập chứng cứ cho nguyên đơn không?
Nguyên tắc là đương sự tự thu thập, giao nộp. Toà chỉ tự tiến hành thu thập trong những trường hợp luật quy định, hoặc khi đương sự đề nghị và có căn cứ. Không nên mặc định toà sẽ tìm giúp mọi chứng cứ còn thiếu.
Bị đơn có quyền đề nghị toà thu thập chứng cứ không?
Có. Đây là quyền chung của mọi đương sự, không riêng nguyên đơn. Bị đơn muốn chứng minh đã trả nợ, người liên quan muốn chứng minh đã góp tiền đều có thể đề nghị khi không tự thu thập được.
Ngân hàng có phải cung cấp sao kê khi toà yêu cầu không?
Khi có văn bản yêu cầu của toà trong vụ án đang giải quyết, cơ quan, tổ chức đang lưu giữ tài liệu có nghĩa vụ cung cấp theo quy định. Thông tin cung cấp vẫn được bảo mật trong phạm vi tố tụng.
Có thể đề nghị toà triệu tập người làm chứng không?
Có. Bạn đề nghị toà lấy lời khai người làm chứng hoặc triệu tập họ tới phiên toà, cung cấp họ tên, địa chỉ và nội dung họ có thể làm chứng. Toà quyết định có cần thiết hay không.
Đề nghị thu thập chứng cứ có làm vụ án kéo dài không?
Có thể, vì toà cần thời gian gửi văn bản và chờ phản hồi, nhất là khi uỷ thác ra địa phương khác. Đề nghị sớm trong giai đoạn chuẩn bị xét xử giúp giảm tác động tới tiến độ.
Tài liệu toà thu thập được, bên kia có được xem không?
Có. Tài liệu toà thu thập là một phần hồ sơ vụ án; các đương sự đều có quyền được biết, ghi chép, sao chụp, trừ phần không được công khai theo luật như bí mật đời tư theo yêu cầu chính đáng.