Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 cho phép cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử theo yêu cầu của đương sự, phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử. Nói cách khác, kênh điện tử không tự động áp dụng cho mọi người: bạn phải đề nghị hoặc đăng ký theo hướng dẫn của toà thì văn bản gửi qua kênh này mới có giá trị tống đạt.
Với người ở xa nơi cư trú, đi công tác nhiều, hay làm việc với nhiều vụ một lúc, kênh điện tử giúp không lỡ văn bản vì vắng nhà. Nhưng nó cũng có rủi ro riêng: thư rơi vào mục rác, tài khoản bị khoá, số điện thoại đổi. Bài này giải thích cách hoạt động, điều kiện, mốc ngày nhận, và ranh giới giữa kênh điện tử chính thức với tin nhắn nhắc lịch thông thường.
Kênh điện tử nằm ở đâu trong các cách tống đạt
Luật liệt kê sáu phương thức: trực tiếp, qua bưu chính, qua người thứ ba được uỷ quyền, niêm yết công khai, thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng và bằng phương tiện điện tử. Năm cách đầu toà có thể chủ động dùng. Cách thứ sáu thì gắn với yêu cầu của đương sự: bạn phải chọn nhận văn bản theo cách này.
Toà án nhân dân tối cao đã có hướng dẫn riêng về việc gửi, nhận đơn khởi kiện, tài liệu, chứng cứ và cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử. Theo đó, người tham gia tố tụng đăng ký sử dụng giao dịch điện tử với toà, được cấp hoặc khai báo tài khoản, địa chỉ thư điện tử để nhận văn bản. Cách triển khai cụ thể, giao diện, hồ sơ đăng ký có thể khác nhau theo thời điểm và theo toà, nên bạn hỏi bộ phận tiếp nhận của toà đang giải quyết vụ án.
Điểm cần nhớ: kênh điện tử thường là kênh bổ sung. Toà vẫn có thể gửi bản giấy trong một số trường hợp, và những văn bản quan trọng có thể đi cả hai đường. Đăng ký kênh điện tử không có nghĩa bạn bỏ qua thư bưu chính.
So sánh nhận văn bản bằng giấy và bằng phương tiện điện tử
Bảng dưới so sánh ở mức nguyên lý, giúp bạn cân nhắc có nên đăng ký hay không.
| Khía cạnh | Bản giấy qua bưu chính hoặc trực tiếp | Phương tiện điện tử đã đăng ký |
|---|---|---|
| Ai quyết định dùng | Toà chủ động | Theo yêu cầu, đăng ký của đương sự |
| Rủi ro lỡ | Vắng nhà, người nhận thay không báo, thư bị trả về | Thư vào mục rác, mất quyền truy cập tài khoản, không mở hộp thư |
| Chứng từ | Chữ ký trên phiếu, biên bản | Dữ liệu hệ thống ghi nhận thời điểm gửi, nhận |
| Tốc độ | Vài ngày tuỳ khoảng cách | Gần như tức thời |
| Phù hợp với | Người ở cố định, ít dùng thư điện tử | Người đi lại nhiều, ở xa, quen dùng thư điện tử |
Nếu bạn ít kiểm tra thư điện tử, kênh này có thể nguy hiểm hơn thư giấy: văn bản tới tức thì, thời hạn bắt đầu chạy, trong khi bạn chưa hề mở hộp thư. Hãy chọn theo thói quen thật của mình, không theo cảm giác tiện lợi.
Các bước đăng ký nhận văn bản điện tử
Trình tự dưới đây là khung chung; chi tiết theo hướng dẫn của toà đang giải quyết vụ án của bạn:
- Hỏi thư ký hoặc bộ phận tiếp nhận xem toà có đang triển khai giao dịch điện tử với đương sự cho loại vụ việc của bạn không.
- Chuẩn bị một địa chỉ thư điện tử bạn dùng hằng ngày, có bảo mật hai lớp, và số điện thoại chính chủ.
- Điền đơn hoặc tờ khai đăng ký giao dịch điện tử theo mẫu toà cung cấp, kèm bản sao giấy tờ tuỳ thân theo yêu cầu.
- Nhận thông báo kích hoạt tài khoản hoặc xác nhận đăng ký của toà; thử đăng nhập ngay.
- Ghi lại cách tra cứu văn bản đã nhận trên hệ thống, nếu có, để không phụ thuộc vào hộp thư.
- Khi đổi địa chỉ thư điện tử hoặc số điện thoại, báo cho toà bằng văn bản ngay.
Đăng ký xong, hãy đặt thói quen kiểm tra hộp thư và hệ thống ít nhất mỗi ngày làm việc trong thời gian vụ án đang giải quyết, kể cả mục thư rác.
Ngày nào là ngày nhận khi văn bản tới bằng điện tử
Mốc do hệ thống ghi nhận. Với giao dịch điện tử, thời điểm nhận thường được xác định theo dữ liệu hệ thống của toà về việc văn bản đã được gửi tới địa chỉ hoặc tài khoản bạn đăng ký. Không phải lúc bạn mở thư.
Không mở không phải lý do. Nếu thư đã tới hộp thư bạn đăng ký mà bạn không đọc, lý do đó gần như không giúp gì khi tính hạn. Đây là lý do không nên đăng ký bằng một hộp thư ít dùng.
Lỗi hệ thống thì sao. Nếu có sự cố kỹ thuật làm văn bản không tới, bạn cần chứng cứ như ảnh chụp màn hình hộp thư trống, thông báo lỗi, và trình bày với toà sớm. Lỗi phía toà hay phía nhà cung cấp dịch vụ được xem xét theo tình huống.
Thời hạn ngắn vẫn là thời hạn ngắn. Kênh điện tử giúp văn bản tới nhanh hơn, nhưng không kéo dài thời hạn tố tụng. Ngược lại, vì không có độ trễ bưu chính, bạn có ít thời gian "đệm" hơn.
Ai nên chọn, ai nên cân nhắc kỹ
Nên chọn: người ở xa nơi cư trú. Người làm việc ở tỉnh khác, đi biển, đi công trình, hay thuê trọ thay đổi liên tục là nhóm lỡ thư giấy nhiều nhất. Với họ, một hộp thư điện tử dùng hằng ngày đáng tin hơn một địa chỉ mà mỗi tháng chỉ về một lần.
Nên chọn: người có nhiều việc ở toà. Chủ hộ kinh doanh có vài vụ đòi nợ cùng lúc, hay người quản lý tài sản chung của gia đình đang có tranh chấp, nhận văn bản điện tử giúp gom hồ sơ một chỗ, tra lại nhanh.
Cân nhắc: người ít dùng thư điện tử. Người lớn tuổi quen nhận thư giấy, chỉ dùng điện thoại để gọi và nhắn tin, không nên đăng ký kênh điện tử chỉ vì được khuyên là tiện. Văn bản tới mà không ai mở còn nguy hiểm hơn thư bị trả về.
Cân nhắc: người dùng chung thiết bị. Nếu điện thoại hay máy tính dùng chung trong nhà, văn bản tố tụng về tranh chấp gia đình có thể bị người khác đọc, xoá. Hãy dùng tài khoản riêng có mật khẩu riêng trước khi đăng ký.
Doanh nghiệp là đương sự: ai trông hộp thư
Với công ty, hộ kinh doanh có đăng ký, việc nhận văn bản điện tử gặp thêm một câu hỏi: hộp thư của ai. Nếu đăng ký bằng hộp thư cá nhân của một nhân viên pháp chế hay kế toán, khi người đó nghỉ phép hoặc nghỉ việc, văn bản có thể nằm im nhiều ngày.
Cách làm an toàn là dùng một hộp thư chung của bộ phận, có ít nhất hai người được phân công kiểm tra, và quy định rõ thời gian chuyển văn bản tới người đại diện theo pháp luật. Mỗi văn bản nhận được nên được ghi vào sổ theo dõi vụ việc với ngày nhận, người xử lý và hạn phải làm.
Khi doanh nghiệp đổi người đại diện theo pháp luật hoặc đổi người được uỷ quyền tham gia tố tụng, nên báo toà đồng thời cập nhật kênh nhận văn bản. Nhiều vụ doanh nghiệp vắng mặt ở phiên họp chỉ vì văn bản gửi tới hộp thư của người đã nghỉ việc từ lâu.
Tin nhắn, cuộc gọi, Zalo của cán bộ toà: không phải tống đạt
Trong thực tế, thư ký hay cán bộ toà đôi khi gọi điện, nhắn tin nhắc lịch, nhất là khi phiên họp sắp tới. Những tin nhắn này hữu ích, nhưng thường không phải là phương thức tống đạt chính thức. Văn bản có giá trị vẫn là văn bản đã gửi theo phương thức luật định, giấy hoặc điện tử đã đăng ký.
Điều này có hai mặt. Một mặt, bạn không nên coi một tin nhắn là đủ, mà phải chờ hoặc yêu cầu văn bản. Mặt khác, khi nhận được tin nhắn nhắc lịch, đừng bỏ qua với lý do "chưa có giấy" vì rất có thể văn bản đã được tống đạt theo đường khác, chẳng hạn người nhà đã ký nhận.
Kẻ lừa đảo cũng tận dụng thói quen này: tin nhắn, cuộc gọi giả danh toà án, gửi đường dẫn yêu cầu cài ứng dụng "tra cứu hồ sơ", đòi chuyển tiền "tạm ứng" vào tài khoản cá nhân. Toà không thu tiền qua tài khoản cá nhân và không yêu cầu cài ứng dụng lạ. Khi nghi ngờ, gọi tới số điện thoại chính thức của toà để hỏi.
Bảo vệ tài khoản và hộp thư dùng để nhận văn bản
Khi hộp thư trở thành nơi nhận văn bản pháp lý, nó cần được bảo vệ như giấy tờ quan trọng. Bật xác thực hai lớp, không dùng chung mật khẩu với tài khoản khác, không chia sẻ cho người ngoài. Nếu ai đó truy cập được hộp thư của bạn, họ có thể đọc hoặc xoá văn bản tố tụng, và bạn khó chứng minh mình chưa nhận.
Nếu dùng hộp thư công việc của công ty, cân nhắc kỹ: khi nghỉ việc, hộp thư có thể bị khoá, và thư về vụ án cá nhân nằm trong hệ thống của công ty cũng không phù hợp. Tốt hơn là dùng hộp thư cá nhân bạn kiểm soát lâu dài.
Lưu riêng mọi văn bản nhận được: tải bản PDF về máy, sao thêm một bản lên nơi lưu trữ an toàn, đặt tên tệp theo ngày nhận và loại văn bản. Khi cần đưa luật sư xem hoặc đối chiếu tiến độ, bạn có ngay bộ hồ sơ sạch thay vì lục lại hộp thư.
Ví dụ giả định: chị Ngân ở Hà Nội đăng ký nhận văn bản điện tử bằng hộp thư cơ quan cho vụ tranh chấp hợp đồng thuê nhà. Ba tháng sau chị chuyển việc, hộp thư bị khoá; thông báo về phiên họp gửi tới đó chị không nhận được. Nếu chị báo toà đổi địa chỉ thư ngay khi chuyển việc, chuyện đã không xảy ra.
Câu hỏi thường gặp
Toà có bắt buộc đương sự phải nhận văn bản điện tử không?
Không. Phương thức điện tử được dùng theo yêu cầu của đương sự. Nếu bạn không đăng ký, toà vẫn dùng các phương thức khác như bưu chính, trực tiếp, người nhận thay hoặc niêm yết theo luật.
Nộp đơn khởi kiện trực tuyến có tự động đăng ký nhận văn bản điện tử không?
Không hẳn. Nộp đơn trực tuyến và nhận văn bản tống đạt bằng điện tử là hai việc liên quan nhưng có thể đăng ký riêng. Khi nộp đơn trực tuyến, đọc kỹ phần đăng ký giao dịch điện tử hoặc hỏi toà để chắc chắn.
Đã đăng ký kênh điện tử có thể quay lại nhận bản giấy không?
Bạn có thể đề nghị toà thay đổi cách nhận văn bản bằng văn bản gửi toà. Trong thời gian chờ toà ghi nhận, vẫn nên kiểm tra cả hộp thư lẫn thư bưu chính.
Văn bản điện tử nhận được có giá trị như bản giấy không?
Khi được gửi qua kênh điện tử bạn đã đăng ký đúng quy định, văn bản đó có giá trị tống đạt như bản giấy. Nếu cần bản giấy để làm việc khác, bạn có thể đề nghị toà cấp bản sao theo thủ tục.
Bên kia có biết địa chỉ thư điện tử của mình không?
Địa chỉ đăng ký giao dịch điện tử là thông tin bạn khai với toà. Việc thông tin này có được ghi trên văn bản gửi các đương sự khác hay không tuỳ loại văn bản; nếu lo ngại, hỏi thư ký trước khi đăng ký.
Hộp thư bị đánh cắp trong lúc đang có vụ án thì làm gì?
Lấy lại quyền truy cập ngay, đổi mật khẩu, rồi báo cho toà bằng văn bản về sự cố và địa chỉ nhận mới. Đề nghị toà cho biết các văn bản đã gửi trong thời gian sự cố để bạn kiểm tra không bỏ sót.