Đương sự có quyền được biết, ghi chép, sao chụp tài liệu, chứng cứ do đương sự khác xuất trình hoặc do toà thu thập, trừ nhóm tài liệu không được công khai theo luật. Muốn dùng quyền này, bạn thường làm đơn đề nghị gửi thẩm phán đang giải quyết vụ án, rồi đến toà theo lịch hẹn để xem và sao chụp.
Biết bên kia đã nộp gì là điều kiện để chuẩn bị phản bác. Thế nhưng nhiều người lần đầu ra toà chỉ dựa vào bản sao bên kia gửi, hoặc tới phiên toà mới nghe tài liệu được nêu. Bài này hướng dẫn cách dùng quyền tiếp cận một cách chủ động và những giới hạn cần tôn trọng.
Quyền tiếp cận xuất phát từ đâu
Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 coi việc công khai chứng cứ là nguyên tắc: tài liệu một bên nộp, bên kia có quyền được biết, để mọi đương sự tranh luận trên cùng một nền thông tin. Đi kèm là nghĩa vụ của người giao nộp: khi nộp tài liệu cho toà, đương sự thường phải sao gửi cho các đương sự khác, trừ tài liệu họ đã có hoặc tài liệu không được công khai.
Trên thực tế, không phải tài liệu nào cũng đến tay bạn qua đường sao gửi. Có tài liệu do toà tự thu thập, như văn bản trả lời của ngân hàng, kết quả xem xét thẩm định tại chỗ, biên bản lấy lời khai người làm chứng. Có tài liệu bên kia nộp nhưng chưa gửi bản sao. Quyền tiếp cận giúp bạn lấp những khoảng trống này.
Ngoài ra, toà mở phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hoà giải, nơi các bên được thông báo về tài liệu đã có trong hồ sơ. Phiên họp này thuộc một danh mục riêng; quyền tiếp cận bàn ở đây có thể dùng cả trước và sau phiên họp đó, không phải chờ tới phiên họp mới được xem.
Làm đơn và đến toà xem hồ sơ
Thủ tục cụ thể mỗi toà có thể khác nhau đôi chút về lịch tiếp và nơi xem. Trình tự phổ biến như sau:
- Viết đơn đề nghị tiếp cận, sao chụp tài liệu gửi thẩm phán được phân công: thông tin vụ án (số thụ lý), tư cách của bạn, tài liệu muốn xem (toàn bộ tài liệu bên kia nộp hoặc nhóm cụ thể), mục đích.
- Nộp đơn trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận của toà hoặc theo hình thức toà chấp nhận, giữ biên nhận.
- Nhận lịch hẹn từ thư ký: ngày giờ, nơi xem, giấy tờ cần mang theo. Nếu đã lâu không thấy phản hồi, chủ động liên hệ thư ký phụ trách hồ sơ.
- Đến đúng hẹn với giấy tờ tuỳ thân; người đại diện theo uỷ quyền mang thêm giấy uỷ quyền, luật sư mang giấy tờ theo quy định.
- Xem, ghi chép, sao chụp theo hướng dẫn của thư ký. Lập danh sách tài liệu đã xem để đối chiếu với những gì bạn đã có.
- Ký biên bản nếu toà lập biên bản về việc tiếp cận; kiểm tra biên bản ghi đúng tài liệu bạn đã xem.
Hồ sơ vụ án là tài liệu gốc của toà. Không được mang ra ngoài, không được tháo, sửa, đánh dấu lên bản gốc. Việc chụp ảnh bằng điện thoại có được phép không tuỳ quy định nơi xem; hỏi trước thay vì tự ý chụp.
Tài liệu không được công khai: giới hạn của quyền
Bí mật nhà nước. Tài liệu thuộc bí mật nhà nước không được công khai cho đương sự theo cách thông thường. Trường hợp này hiếm gặp trong tranh chấp dân sự giữa cá nhân với nhau.
Thuần phong mỹ tục. Tài liệu có nội dung mà việc công khai trái thuần phong mỹ tục có thể không được cung cấp rộng.
Bí mật nghề nghiệp, bí mật kinh doanh. Báo cáo tài chính nội bộ, công thức sản xuất, danh sách khách hàng có thể được giữ bí mật theo yêu cầu chính đáng của bên nộp.
Bí mật cá nhân, bí mật gia đình. Hồ sơ bệnh án, thông tin đời tư có thể được giữ bí mật khi đương sự có yêu cầu chính đáng, phổ biến trong tranh chấp gia đình.
Toà vẫn dùng được các tài liệu này. Không công khai không có nghĩa là bị loại khỏi hồ sơ. Toà vẫn xem xét, người tiến hành tố tụng có trách nhiệm giữ bí mật. Nếu bạn cho rằng việc hạn chế tiếp cận ảnh hưởng tới quyền tự bảo vệ, hãy trình bày bằng văn bản với thẩm phán.
Bạn cũng có thể yêu cầu giữ bí mật. Khi nộp tài liệu nhạy cảm của chính mình, bạn có quyền đề nghị toà không công khai, nêu rõ lý do.
Chuẩn bị trước buổi xem hồ sơ
Một buổi xem hồ sơ thường có thời gian giới hạn. Chuẩn bị sẵn những thứ sau giúp bạn không phải quay lại nhiều lần:
- Giấy tờ tuỳ thân bản gốc, giấy uỷ quyền bản gốc nếu đi thay, giấy triệu tập hoặc thông báo thụ lý để thư ký tìm đúng hồ sơ.
- Danh sách tài liệu bạn đã có, sắp theo thời gian, để nhanh chóng nhận ra tài liệu nào là mới.
- Danh sách câu hỏi cụ thể: bên kia dựa vào đâu cho từng khoản đòi, toà đã thu thập thêm gì, có lời khai nào của người làm chứng chưa.
- Sổ ghi chép và bút; ghi số bút lục, ngày lập, người lập của từng tài liệu quan trọng.
- Thời gian dư: đến sớm, không hẹn việc khác sát giờ, vì hồ sơ dày có thể cần cả buổi.
Nếu bạn nhờ người hỗ trợ đọc hồ sơ, như người thân hiểu chuyên môn kế toán hay xây dựng, hãy hỏi toà trước xem người đó có được vào cùng không; thường chỉ đương sự, người đại diện và người bảo vệ quyền lợi hợp lệ mới được tiếp cận.
Đọc hồ sơ thế nào cho có ích
Xem hồ sơ không phải là đọc hết từng trang trong một buổi. Cách hiệu quả là đi với một danh sách câu hỏi: bên kia dựa vào giấy tờ nào để đòi khoản này, chữ ký trên giấy nhận tiền có phải của mình không, tài liệu toà thu thập từ ngân hàng ghi những giao dịch nào, lời khai người làm chứng khớp hay mâu thuẫn với điều mình biết.
Ghi chú lại số trang hoặc số bút lục của từng tài liệu quan trọng để sau này nhắc tới trong văn bản trình bày. Chú ý ngày tháng: tài liệu có ngày lập trước hay sau sự việc, có bản gốc hay chỉ bản sao, có dấu hiệu sửa chữa không. Những điểm nghi ngờ về tính xác thực, như chữ ký không phải của mình, thì có cách xử lý riêng như đề nghị giám định; cách đánh giá chứng cứ thuộc site chuyên về chứng cứ.
Sau mỗi lần xem, viết ngay một trang ghi nhận: tài liệu mới phát hiện, điểm cần phản bác, tài liệu cần bổ sung. Trang này là xương sống cho văn bản ý kiến và phần tranh luận sau này.
Tình huống hay gặp khi xin tiếp cận
Một số vướng mắc thực tế và cách xử lý thường thấy:
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Nộp đơn lâu chưa được hẹn | Liên hệ thư ký phụ trách; nếu vẫn chậm kéo dài, có thể gửi văn bản đề nghị lần hai tới thẩm phán hoặc lãnh đạo toà |
| Bên kia nộp tài liệu sát ngày phiên toà | Đề nghị toà cho thời gian tiếp cận, nghiên cứu; nêu rõ tài liệu mới ảnh hưởng tới quyền trình bày |
| Không đi được, muốn nhờ người xem thay | Uỷ quyền cho người đại diện hoặc nhờ người bảo vệ quyền lợi; giấy uỷ quyền nên ghi rõ quyền tiếp cận, sao chụp |
| Tài liệu bằng tiếng nước ngoài | Bản dịch theo quy định thường do bên nộp chuẩn bị; nếu chưa có, đề nghị toà yêu cầu bên nộp bổ sung |
| Bị từ chối xem một tài liệu | Hỏi lý do bằng văn bản; nếu cho rằng việc từ chối không đúng, có quyền khiếu nại hành vi tố tụng theo thủ tục luật định |
Quyền tiếp cận cần được dùng đúng lúc. Xin xem hồ sơ quá sát ngày xét xử khiến bạn không đủ thời gian xử lý thông tin; xin quá sớm thì có thể bỏ lỡ tài liệu nộp sau. Nhiều người chọn xem hai lần: một lần sau khi bên kia nộp xong ý kiến, một lần trước phiên toà.
Dùng bản sao đúng mục đích
Bản sao tài liệu trong hồ sơ là để bạn chuẩn bị bảo vệ quyền lợi trong vụ án. Đưa tài liệu của bên kia, nhất là thông tin đời tư, giấy tờ tuỳ thân, sao kê tài khoản, lên mạng xã hội để "cho mọi người phán xử" là việc không nên làm. Nó có thể xâm phạm quyền về đời tư của người khác, làm căng thẳng vụ án, và bạn có thể phải chịu trách nhiệm pháp lý.
Tương tự, bản sao không thay thế được bản gốc khi cần giám định hay đối chiếu. Nếu bạn nghi ngờ một tài liệu, đề nghị toà cho đối chiếu bản gốc hoặc trưng cầu giám định theo thủ tục.
Khi trích dẫn tài liệu bên kia trong văn bản trình bày gửi toà, ghi rõ tài liệu nào, số bút lục nào, nội dung bạn phản bác là gì. Thẩm phán đọc nhiều hồ sơ cùng lúc; một văn bản chỉ đúng chỗ giúp ý kiến của bạn được xem xét đầy đủ hơn một văn bản dài nhưng chung chung. Nếu phát hiện tài liệu của chính mình bị thất lạc khỏi hồ sơ, như một biên lai đã nộp mà không thấy trong bút lục, hãy báo ngay cho thư ký và nộp lại bản sao kèm biên nhận cũ.
Cuối cùng, bảo quản bản sao cẩn thận cho tới khi vụ án kết thúc hẳn, kể cả giai đoạn phúc thẩm và thi hành án. Nhiều tài liệu sẽ cần dùng lại khi kháng cáo hoặc khi làm đơn yêu cầu thi hành án.
Câu hỏi thường gặp
Có phải chờ tới phiên họp kiểm tra chứng cứ mới được xem hồ sơ không?
Không bắt buộc. Đương sự có thể làm đơn đề nghị tiếp cận, sao chụp tài liệu trong giai đoạn chuẩn bị xét xử. Phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ là một dịp chính thức để các bên biết tài liệu, không phải lần duy nhất.
Có được chụp ảnh hồ sơ bằng điện thoại không?
Tuỳ quy định và sự đồng ý của nơi xem hồ sơ. Một số nơi cho phép chụp, một số chỉ cho ghi chép hoặc sao chụp qua bộ phận của toà. Hãy hỏi thư ký trước khi chụp để tránh vi phạm nội quy.
Bên kia nộp tài liệu mà không gửi bản sao cho mình thì sao?
Bạn có quyền đề nghị toà yêu cầu bên kia thực hiện nghĩa vụ sao gửi, hoặc trực tiếp xin tiếp cận tài liệu đó tại toà. Nếu tài liệu được nộp quá muộn, bạn có thể đề nghị toà cho thêm thời gian nghiên cứu.
Người được uỷ quyền có được sao chụp hồ sơ thay không?
Được, nếu giấy uỷ quyền bao gồm quyền tham gia tố tụng hoặc ghi rõ quyền tiếp cận, sao chụp tài liệu. Luật sư bảo vệ quyền lợi đương sự cũng có quyền này theo quy định. Người đi thay cần mang giấy tờ tuỳ thân và giấy uỷ quyền bản gốc.
Đi xem hồ sơ có cần luật sư đi cùng không?
Không bắt buộc. Đương sự tự đến xem, ghi chép, sao chụp được. Luật sư đi cùng có ích khi hồ sơ dày, nhiều tài liệu chuyên môn hoặc khi bạn chưa biết nên tìm điểm gì. Dù đi một mình, hãy chuẩn bị sẵn danh sách câu hỏi để buổi xem không trôi qua vô ích.
Có xem được hồ sơ sau khi vụ án đã xử xong không?
Sau khi có bản án, đương sự được cấp trích lục bản án, bản sao bản án theo quy định. Việc tiếp cận lại hồ sơ đã lưu trữ có thủ tục riêng, thường cần làm văn bản đề nghị và nêu mục đích như chuẩn bị kháng cáo hoặc thi hành án.