Khi một đương sự đang ở nước ngoài, toà Việt Nam không thể đơn giản gửi thư bảo đảm hay cử người tới tận nơi; văn bản tố tụng phải đi qua các kênh như điều ước quốc tế, tương trợ tư pháp, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, hoặc qua bưu chính khi pháp luật nước đó không phản đối. Việt Nam là thành viên Công ước La Hay năm 1965 về tống đạt ra nước ngoài giấy tờ tư pháp và ngoài tư pháp trong lĩnh vực dân sự hoặc thương mại, nên với nhiều nước, kênh công ước là kênh chính.
Kênh nào cũng chậm hơn tống đạt trong nước nhiều lần, có khi tính bằng tháng. Đó là lý do vụ án có đương sự ở nước ngoài thường kéo dài. Bài này giải thích các kênh, các bước chuẩn bị giấy tờ, vì sao lâu, và những việc nguyên đơn, bị đơn hay người thân trong nước có thể làm để vụ án không bị treo. Đây là phần thủ tục phức tạp; với vụ có tài sản lớn, nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc luật sư có kinh nghiệm vụ án có yếu tố nước ngoài.
Phạm vi bài là tống đạt văn bản trong vụ án dân sự đang giải quyết ở toà Việt Nam. Chuyện ngược lại, khi toà nước ngoài gửi giấy tờ cho người ở Việt Nam, đi theo cùng các kênh nhưng chiều ngược, và người nhận ở Việt Nam cũng nên nhận, đọc, tìm hiểu thay vì bỏ qua.
Các kênh tống đạt ra nước ngoài
Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 có phần riêng về thủ tục giải quyết vụ việc dân sự có yếu tố nước ngoài, trong đó nêu các phương thức tống đạt cho đương sự ở nước ngoài. Bảng dưới tóm tắt ở mức nguyên lý.
| Kênh | Khi nào dùng | Đặc điểm |
|---|---|---|
| Theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước đó là thành viên | Có điều ước như Công ước La Hay 1965 hoặc hiệp định tương trợ tư pháp song phương | Thủ tục rõ ràng nhưng qua nhiều cơ quan, mất thời gian |
| Theo đường ngoại giao, tương trợ tư pháp | Không có điều ước, áp dụng nguyên tắc có đi có lại | Thường chậm nhất, kết quả phụ thuộc nước nhận |
| Qua cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài | Người nhận là công dân Việt Nam, nước sở tại không phản đối | Đại sứ quán, lãnh sự quán chuyển văn bản |
| Qua dịch vụ bưu chính | Pháp luật nước nhận không phản đối hình thức này | Nhanh hơn, nhưng xác nhận nhận thư có thể khó |
| Qua người đại diện, người được uỷ quyền ở Việt Nam | Người ở nước ngoài đã có người đại diện trong nước | Nhanh nhất, như tống đạt trong nước |
Toà chọn kênh dựa trên nước người nhận đang ở, quốc tịch người nhận và điều ước áp dụng. Việc đương sự chủ động có người đại diện trong nước là cách duy nhất để vụ án gần như không chậm vì tống đạt.
Vì sao lại lâu tới vậy
Một văn bản tống đạt qua kênh tương trợ tư pháp phải đi qua nhiều trạm: toà Việt Nam lập hồ sơ uỷ thác, chuyển qua cơ quan đầu mối trong nước, chuyển sang cơ quan có thẩm quyền của nước nhận, tới cơ quan thực hiện tống đạt ở nơi người nhận cư trú, rồi kết quả quay ngược lại theo đúng đường đó. Mỗi trạm có thời gian xử lý riêng.
Văn bản cũng phải được dịch ra ngôn ngữ nước nhận hoặc ngôn ngữ nước đó chấp nhận, có chứng thực bản dịch theo yêu cầu. Thiếu bản dịch hay địa chỉ không đủ chi tiết theo cách nước nhận yêu cầu là lý do hồ sơ bị trả lại, và mọi thứ bắt đầu lại.
Thêm vào đó, mỗi giai đoạn quan trọng của vụ án đều có thể phải tống đạt: thông báo thụ lý, giấy triệu tập phiên họp, quyết định đưa vụ án ra xét xử, bản án. Nhân lên vài lần, một vụ dân sự bình thường có thể kéo dài rất lâu chỉ vì một bị đơn ở nước ngoài. Luật cũng tính tới điều này qua các quy định về thời hạn riêng cho vụ án có yếu tố nước ngoài.
Nguyên đơn nên chuẩn bị gì khi kiện người đang ở nước ngoài
Toà làm thủ tục uỷ thác, nhưng chất lượng thông tin nguyên đơn đưa vào quyết định phần lớn tốc độ:
- Cung cấp địa chỉ ở nước ngoài đầy đủ nhất có thể, theo cách viết địa chỉ của nước đó: số nhà, đường, thành phố, bang hoặc tỉnh, mã bưu chính, quốc gia.
- Cung cấp thông tin quốc tịch của người nhận nếu biết, vì nó ảnh hưởng tới kênh tống đạt.
- Cung cấp địa chỉ nơi cư trú cuối cùng ở Việt Nam và thông tin người thân trong nước, nếu có.
- Chuẩn bị tinh thần tạm nộp chi phí liên quan như dịch thuật, uỷ thác tư pháp theo hướng dẫn của toà; mức cụ thể theo quy định hiện hành và theo nước nhận.
- Hỏi toà về khả năng tống đạt qua người đại diện trong nước nếu bị đơn có người đại diện, hoặc qua bưu chính nếu nước nhận chấp nhận.
- Theo dõi tiến độ định kỳ với thư ký, nhưng hiểu rằng phần lớn thời gian chờ nằm ngoài tầm tay của toà.
Trước khi khởi kiện, nên tự hỏi tài sản để thi hành nằm ở đâu. Thắng kiện ở Việt Nam với người có tài sản chỉ ở nước ngoài thì việc thi hành bản án ở nước đó là một thủ tục công nhận riêng, khó và lâu hơn nhiều.
Nếu bạn là người đang ở nước ngoài và biết mình bị kiện
Chủ động liên hệ toà. Gửi văn bản tới toà đang giải quyết, nêu bạn là đương sự, cung cấp địa chỉ, thư điện tử, và đề nghị cách nhận văn bản phù hợp. Chủ động giúp bạn nắm vụ án sớm, thay vì chờ văn bản đi vòng qua nhiều nước.
Cân nhắc uỷ quyền cho người ở Việt Nam. Người được uỷ quyền có thể nhận văn bản, tham gia phiên họp, trình bày ý kiến thay bạn trong phạm vi luật cho phép. Văn bản uỷ quyền lập ở nước ngoài thường phải qua chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hoá theo quy định, trừ trường hợp được miễn.
Gửi ý kiến bằng văn bản. Ngay cả khi không về được, bạn vẫn có thể gửi văn bản trình bày ý kiến và tài liệu, đề nghị xét xử vắng mặt nếu thấy phù hợp. Tài liệu bằng tiếng nước ngoài cần dịch sang tiếng Việt theo quy định.
Không dùng khoảng cách để kéo dài. Cố tình không nhận văn bản ở nước ngoài có thể làm vụ án chậm, nhưng không làm nó biến mất. Toà có các quy định để tiếp tục giải quyết khi đã thực hiện đủ thủ tục tống đạt; người vắng mặt chỉ mất cơ hội trình bày.
Người thân ở trong nước: làm được gì và không nên làm gì
Người thân ở Việt Nam thường là cầu nối đầu tiên: nhận thư toà gửi về địa chỉ cũ, thấy tờ niêm yết ở uỷ ban xã, hoặc được bên kia liên hệ. Việc nên làm là báo ngay cho người ở nước ngoài, chụp lại văn bản, và giúp họ liên hệ toà nếu họ muốn.
Người thân không tự động là người đại diện. Không nên tự ký văn bản nhân danh người ở nước ngoài, tự trình bày ý kiến "thay" khi chưa có uỷ quyền hợp lệ, hay hứa hẹn với bên kia về khoản tiền tranh chấp. Những việc đó không có giá trị tố tụng và có thể gây rắc rối cho chính người thân.
Nếu được uỷ quyền đúng thủ tục, người thân trở thành người đại diện trong phạm vi uỷ quyền. Khi đó họ nhận văn bản thay, tham gia phiên họp, và phải báo lại đầy đủ cho người uỷ quyền. Đây là cách phổ biến giúp vụ án có đương sự ở nước ngoài đi nhanh hơn rõ rệt.
Người nước ngoài đang ở Việt Nam, người Việt mới xuất cảnh
Yếu tố nước ngoài không đồng nghĩa với tống đạt ra nước ngoài. Một người nước ngoài đang sinh sống, làm việc ở Việt Nam vẫn được tống đạt tại địa chỉ ở Việt Nam bằng các phương thức trong nước: trực tiếp, bưu chính, người nhận thay. Văn bản có thể cần kèm bản dịch hoặc có phiên dịch khi làm việc, nhưng không phải đi qua kênh tương trợ tư pháp.
Ngược lại, một công dân Việt Nam vừa xuất cảnh giữa chừng vụ án khiến tống đạt chuyển sang kênh nước ngoài, và vụ án có thể chậm lại đột ngột. Đây là lý do toà thường hỏi đương sự về kế hoạch đi lại dài ngày, và vì sao đương sự nên báo trước khi đi.
Với nguyên đơn, nếu biết bị đơn sắp xuất cảnh, cần thông tin cho toà sớm. Trong một số trường hợp, pháp luật có các biện pháp liên quan tới việc tạm hoãn xuất cảnh của người có nghĩa vụ; điều kiện áp dụng chặt và thuộc phạm vi biện pháp khẩn cấp tạm thời, nên cần hỏi người làm nghề thay vì tự suy đoán.
Hôn nhân và tài sản ở nước ngoài: chỉ nhắc
Nhiều vụ có đương sự ở nước ngoài là ly hôn hoặc chia tài sản khi một bên đã định cư nước ngoài. Đây là nhóm vụ việc có quy định riêng về quyền tự định đoạt, uỷ quyền, xét xử vắng mặt, và thường cần tư vấn chuyên sâu. Bài này chỉ nêu nguyên lý tống đạt, không đi vào thủ tục ly hôn.
Tương tự, khi tài sản tranh chấp nằm ở nước ngoài hoặc bản án cần thi hành ở nước ngoài, câu hỏi chuyển sang công nhận và cho thi hành bản án của toà Việt Nam tại nước đó, theo pháp luật nước đó và điều ước liên quan. Đó là một quy trình riêng, có thể mất nhiều năm.
Ví dụ giả định: bà Lan ở Bắc Ninh kiện đòi lại khoản tiền cho người cháu vay, người cháu đã sang Đức làm việc. Toà tống đạt qua kênh tương trợ tư pháp mất nhiều tháng mỗi lượt. Khi người cháu chủ động uỷ quyền cho bố mình ở quê tham gia tố tụng, các văn bản sau đi trong nước, và hai bên hoà giải được ở phiên họp kế tiếp.
Câu hỏi thường gặp
Công ước La Hay về tống đạt áp dụng với nước nào?
Công ước chỉ áp dụng giữa các nước thành viên và theo các tuyên bố, bảo lưu của từng nước. Danh sách thành viên và điều kiện cụ thể có thể thay đổi, nên toà và cơ quan đầu mối sẽ kiểm tra cho từng hồ sơ.
Có thể tống đạt cho người ở nước ngoài qua thư điện tử không?
Chỉ khi đáp ứng điều kiện về giao dịch điện tử theo luật Việt Nam và không trái quy định áp dụng với nước nhận. Thực tế, kênh này thường dùng khi chính đương sự ở nước ngoài đã chủ động đăng ký với toà.
Chi phí uỷ thác tư pháp ra nước ngoài do ai trả?
Chi phí phát sinh như dịch thuật, uỷ thác thường do đương sự có yêu cầu tạm nộp theo hướng dẫn của toà, và người phải chịu cuối cùng do bản án quyết định. Mức cụ thể phụ thuộc quy định hiện hành và từng nước.
Người ở nước ngoài có thể đề nghị xét xử vắng mặt không?
Có thể, bằng văn bản gửi toà kèm ý kiến và tài liệu. Toà xem xét theo quy định về xét xử vắng mặt. Cần cân nhắc vì vắng mặt đồng nghĩa không trực tiếp tranh luận được tại phiên.
Không biết địa chỉ ở nước ngoài của bị đơn thì có kiện được không?
Tình huống này phức tạp hơn nhiều. Toà có thể dùng các biện pháp như niêm yết ở nơi cư trú cuối cùng trong nước hoặc thông báo công khai, tuỳ trường hợp. Nên hỏi luật sư trước khi nộp đơn để đánh giá khả năng thụ lý.
Văn bản uỷ quyền lập ở nước ngoài có cần hợp pháp hoá lãnh sự không?
Thông thường giấy tờ do cơ quan nước ngoài lập, chứng nhận phải được chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hoá để dùng ở Việt Nam, trừ khi được miễn theo điều ước hoặc nguyên tắc có đi có lại. Văn bản lập tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thì đi theo thủ tục khác.