Khi công ty bị kiện, bị đơn là chính công ty, và người thay mặt công ty trước toà là người đại diện theo pháp luật hoặc người được người đó uỷ quyền. Hộ kinh doanh thì khác: hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân, nên trong vụ án, người đứng tên bị đơn thường là chủ hộ hoặc các thành viên của hộ với tư cách cá nhân. Nhầm hai trường hợp này là nguồn gốc của nhiều rắc rối ở doanh nghiệp nhỏ.
Ở công ty mười người hay cửa hàng gia đình, giấy của toà hay rơi vào tay người không có thẩm quyền: nhân viên bán hàng, kế toán, bảo vệ. Họ ký nhận, đặt lên bàn, rồi chẳng ai đọc cho tới khi có giấy triệu tập lần hai. Bài này giúp chủ doanh nghiệp nhỏ và chủ hộ kinh doanh dựng một quy trình đơn giản: ai nhận, ai đọc, ai ký văn bản ý kiến, ai ra toà, giữ hồ sơ ra sao.
Bị đơn là ai: công ty, chi nhánh hay chủ hộ
Trước khi phân việc, cần biết chính xác ai đang bị kiện. Bảng tóm tắt các dạng thường gặp ở doanh nghiệp nhỏ:
| Hình thức | Ai là bị đơn | Ai thay mặt trước toà | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần | Công ty | Người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền | Công ty có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật, xem điều lệ |
| Chi nhánh, văn phòng đại diện | Thường là công ty mẹ | Người đại diện của công ty, có thể uỷ quyền cho giám đốc chi nhánh | Chi nhánh không có tư cách pháp nhân |
| Doanh nghiệp tư nhân | Doanh nghiệp, do chủ doanh nghiệp đứng ra | Chủ doanh nghiệp, là người đại diện theo pháp luật | Chủ doanh nghiệp chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình |
| Hộ kinh doanh | Chủ hộ hoặc các thành viên hộ là cá nhân | Chính cá nhân đó hoặc người được uỷ quyền | Tên cửa hàng không phải là một chủ thể độc lập |
Nếu thông báo thụ lý ghi tên bị đơn là tên một cửa hàng, một chi nhánh, hãy đọc kỹ để biết toà đang xác định ai là bị đơn, và nêu ý kiến nếu thấy chưa chính xác. Đây là điểm ảnh hưởng tới việc ai phải thi hành bản án sau này.
Ai được nhận giấy toà thay công ty
Văn bản tố tụng gửi cho công ty thường được giao tại trụ sở, cho người đại diện theo pháp luật hoặc người có trách nhiệm nhận văn bản của công ty, như bộ phận văn thư, lễ tân. Việc ký nhận của những người này có thể được coi là công ty đã nhận. Nói cách khác, khi nhân viên lễ tân ký nhận một phong bì của toà, đồng hồ thời hạn của công ty đã bắt đầu chạy, dù giám đốc chưa hề thấy phong bì đó.
Với hộ kinh doanh, giấy gửi cho chủ hộ với tư cách cá nhân, nên được giao tại nơi cư trú hoặc nơi làm việc của chủ hộ; người thân thích cùng cư trú có thể nhận thay theo quy định về tống đạt. Cửa hàng mặt phố có người làm thuê nhận giấy rồi để dưới quầy là chuyện không hiếm.
Vì vậy việc đầu tiên là quy định rõ trong nội bộ: mọi văn bản có dấu của toà án, viện kiểm sát, cơ quan thi hành án phải được chuyển cho người phụ trách ngay trong ngày, kèm ghi chú ai nhận, nhận lúc nào.
Quy trình nội bộ khi nhận văn bản của toà
Một quy trình ngắn, dán ở quầy lễ tân hay bàn kế toán, tránh được phần lớn sự cố:
- Ghi sổ nhận: ngày giờ, người giao, người nhận, loại văn bản theo bề ngoài phong bì.
- Chuyển ngay cho người được giao phụ trách pháp lý, hoặc thẳng cho giám đốc, chủ hộ. Không mở rồi cất.
- Người phụ trách đọc trong ngày, ghi các mốc thời hạn vào lịch chung của công ty.
- Mở hồ sơ vụ việc: một tập riêng hoặc thư mục riêng, chứa văn bản toà, hợp đồng, chứng từ liên quan.
- Giao người soạn văn bản ý kiến và hạn hoàn thành trước thời hạn toà ít nhất vài ngày để kịp duyệt.
- Người có thẩm quyền ký: người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền bằng văn bản.
- Lưu bản đã nộp và giấy xác nhận của toà vào hồ sơ.
Quy trình không cần phức tạp. Điều quan trọng là có một người chịu trách nhiệm theo dõi, và người đó có quyền thúc lãnh đạo khi thời hạn đến gần.
Ai ký văn bản ý kiến và ai ra toà
Người ký phải có thẩm quyền. Văn bản ghi ý kiến, đơn phản tố của công ty do người đại diện theo pháp luật ký, hoặc người được uỷ quyền trong phạm vi uỷ quyền. Văn bản do trưởng phòng kinh doanh tự ký mà không có uỷ quyền dễ bị yêu cầu bổ sung.
Người ra toà nên là người hiểu vụ việc. Giám đốc có thể uỷ quyền cho người trực tiếp làm hợp đồng, kế toán theo dõi công nợ, hoặc luật sư. Người đó cần nắm sự việc và có quyền quyết định ở mức cần thiết, đặc biệt nếu dự phiên hoà giải.
Phạm vi uỷ quyền cần rõ. Người được uỷ quyền được thừa nhận, thoả thuận, rút yêu cầu tới đâu nên ghi cụ thể. Ra phiên hoà giải mà phải gọi điện về xin ý kiến từng điểm thì khó đi tới kết quả. Chi tiết về đại diện theo uỷ quyền là chủ đề riêng, chỉ cần nhớ ghi rõ phạm vi.
Với hộ kinh doanh, chủ hộ thường phải tự lo. Chủ hộ là cá nhân bị kiện; muốn người khác thay mặt thì cũng phải uỷ quyền đúng thủ tục, không phải cứ người quản lý cửa hàng là đi được.
Hồ sơ nội bộ: thứ doanh nghiệp nhỏ hay thiếu
Doanh nghiệp nhỏ thường giao dịch bằng tin nhắn, chuyển khoản, hoá đơn, ít khi có biên bản đối chiếu. Khi bị kiện mới đi tìm lại thì nhân viên cũ đã nghỉ, điện thoại đã đổi, sổ sách ghi tay đã thất lạc. Việc bị kiện là dịp để gom lại toàn bộ chứng từ liên quan tới đối tác này: hợp đồng, phụ lục, đơn đặt hàng, phiếu giao nhận, hoá đơn, sao kê, tin nhắn qua các ứng dụng trên điện thoại của nhân viên phụ trách.
Nếu nhân viên phụ trách giao dịch đã nghỉ việc, hãy liên hệ sớm để xin xác nhận lại sự việc hoặc ít nhất là biết tài liệu nằm ở đâu. Họ có thể được toà triệu tập làm người làm chứng. Giữ quan hệ tử tế với người cũ đôi khi quyết định kết quả vụ án.
Đừng tự tạo thêm chứng từ hay sửa sổ sách sau khi bị kiện. Ngoài việc không có giá trị, hành vi làm giả tài liệu có thể dẫn tới trách nhiệm nghiêm trọng hơn nhiều so với khoản tiền đang tranh chấp.
Những tình huống đặc biệt cần lưu ý
Một số thay đổi trong doanh nghiệp làm vụ án phức tạp hơn. Nếu rơi vào các trường hợp sau, nên báo cho toà và cân nhắc hỏi người có chuyên môn:
- Đổi người đại diện theo pháp luật giữa chừng: báo toà bằng văn bản, kèm giấy tờ đăng ký thay đổi, để giấy tiếp theo gửi đúng người.
- Chuyển trụ sở: thông báo địa chỉ mới cho toà ngay, tránh văn bản gửi tới nơi cũ vẫn bị coi là đã tống đạt hợp lệ.
- Chuyển đổi loại hình, sáp nhập, chia tách: quyền và nghĩa vụ trong vụ án thường chuyển sang doanh nghiệp kế thừa, cần báo toà.
- Tạm ngừng kinh doanh: không làm vụ án dừng lại; công ty vẫn phải tham gia.
- Hộ kinh doanh chấm dứt hoạt động: các cá nhân vẫn chịu trách nhiệm với nghĩa vụ đã phát sinh.
Điểm chung của các tình huống trên là toà không tự biết những thay đổi trong doanh nghiệp bạn. Hồ sơ vụ án chỉ ghi những gì đã được cung cấp. Một văn bản báo thay đổi gửi đúng lúc tránh được cảnh giấy triệu tập gửi tới địa chỉ cũ, người cũ, rồi vụ án xử vắng mặt trong khi bạn không hề hay biết.
Ví dụ giả định: giấy toà nằm dưới quầy ba tuần
Ví dụ giả định: một cửa hàng điện máy là hộ kinh doanh ở Hưng Yên bị một khách hàng kiện đòi bồi thường vì chiếc máy lạnh lắp đặt gây hỏng trần nhà. Nhân viên bán hàng ký nhận phong bì của toà, đặt dưới quầy, nghĩ đó là hoá đơn điện. Ba tuần sau, khi chủ hộ đi thu dọn mới thấy, thời hạn gửi ý kiến đã gần hết.
Chủ hộ làm ngay ba việc: gọi kỹ thuật viên đã lắp máy để ghi lại sự việc, gom phiếu lắp đặt có chữ ký khách, và làm văn bản đề nghị gia hạn kèm lý do rồi nộp trực tiếp cho toà. Sau đó chị dán một tờ quy trình ở quầy: mọi phong bì có tên cơ quan nhà nước phải chụp ảnh gửi chủ trong ngày.
Bài học không nằm ở việc trách nhân viên. Phần lớn cửa hàng nhỏ không có ai được dặn phải làm gì với giấy toà. Một dòng quy trình rõ ràng tốn vài phút, còn lỡ hạn có thể tốn cả vụ kiện.
Góc nhìn từ phía nguyên đơn và vì sao nên trả lời đàng hoàng
Nguyên đơn kiện một doanh nghiệp nhỏ thường cũng là một doanh nghiệp nhỏ khác hoặc khách hàng cá nhân. Họ quan sát cách bạn phản hồi. Một công ty trả lời toà đúng hạn, rõ ràng, thừa nhận phần đúng và phản bác có giấy tờ, thường tạo được không khí để hoà giải. Một công ty im lặng, để nhân viên nhận giấy rồi bỏ đó, khiến bên kia tin rằng chỉ có bản án mới buộc được bạn.
Với doanh nghiệp, một bản án xử vắng mặt còn có hệ quả ngoài toà: đối tác, ngân hàng có thể tra cứu, và thông tin về việc bị kiện, phải thi hành án ảnh hưởng tới uy tín. Ngay cả khi bạn tin mình đúng, trả lời đầy đủ là cách bảo vệ thương hiệu rẻ nhất.
Trả lời đàng hoàng cũng không có nghĩa là nhượng bộ. Bạn hoàn toàn có thể phản bác mạnh mẽ những yêu cầu vô lý, miễn là bằng văn bản đúng hạn, có chứng từ, giữ giọng điềm tĩnh. Sự chuyên nghiệp đó chính là lợi thế của bạn trước toà.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên ký nhận giấy toà nhưng quên báo, công ty có được tính lại thời hạn không?
Thường là không, vì việc giao cho người có trách nhiệm nhận văn bản tại trụ sở có thể được coi là công ty đã nhận. Đó là chuyện quản lý nội bộ. Nếu lỡ hạn, công ty vẫn nên nộp ý kiến ngay và tiếp tục tham gia các bước sau.
Giám đốc đang ở nước ngoài thì ai ký văn bản gửi toà?
Người đại diện theo pháp luật khác nếu công ty có nhiều người, hoặc người được giám đốc uỷ quyền bằng văn bản. Nên chuẩn bị uỷ quyền sớm, vì làm thủ tục từ nước ngoài có thể mất thời gian.
Kế toán có được thay công ty ra toà không?
Được, nếu có văn bản uỷ quyền hợp lệ của người đại diện theo pháp luật. Kế toán thường là người nắm số liệu công nợ tốt nhất, nhưng nên ghi rõ phạm vi được thoả thuận trong uỷ quyền.
Hộ kinh doanh có tên cửa hàng, toà ghi bị đơn là tên cửa hàng thì sao?
Nên nêu ý kiến để toà xác định đúng bị đơn là cá nhân chủ hộ hoặc các thành viên. Việc xác định đúng chủ thể ảnh hưởng tới hiệu lực và việc thi hành bản án.
Công ty đã giải thể thì còn bị kiện được không?
Việc giải thể có trình tự riêng, trong đó doanh nghiệp phải thanh toán các khoản nợ. Tranh chấp phát sinh trước hoặc trong quá trình giải thể có thể liên quan tới trách nhiệm của chủ sở hữu, thành viên. Tình huống này cần hỏi người có chuyên môn.