Hồ sơ khởi kiện vụ án dân sự gồm đơn khởi kiện, tài liệu và chứng cứ chứng minh quyền, lợi ích hợp pháp của bạn bị xâm phạm, giấy tờ về nhân thân và tư cách của người khởi kiện, cùng bản danh mục liệt kê các tài liệu nộp kèm. Tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải kèm bản dịch sang tiếng Việt được công chứng, chứng thực hợp pháp; giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp thường phải được hợp pháp hoá lãnh sự, trừ trường hợp được miễn.
Luật không bắt bạn nộp đủ mọi chứng cứ ngay khi nộp đơn. Nếu vì lý do khách quan chưa có đủ, bạn nộp những tài liệu hiện có để chứng minh việc khởi kiện là có căn cứ, rồi bổ sung trong quá trình giải quyết. Nhưng "chưa đủ" khác với "không có gì": một bộ hồ sơ mỏng tới mức toà không thấy quyền lợi nào bị xâm phạm sẽ bị yêu cầu bổ sung, hoặc tệ hơn là bị trả lại đơn. Bài này đi qua từng nhóm giấy tờ và những lỗi hình thức hay khiến hồ sơ bị trả về.
Bốn nhóm giấy tờ trong một bộ hồ sơ
Cách sắp xếp dễ kiểm nhất là chia theo nhóm, mỗi nhóm có mục đích rõ:
| Nhóm | Gồm những gì | Mục đích |
|---|---|---|
| Đơn khởi kiện | Đơn theo mẫu hiện hành, ký hoặc điểm chỉ; đủ số bản theo hướng dẫn của toà | Nêu yêu cầu và căn cứ |
| Giấy tờ về người khởi kiện | Giấy tờ tuỳ thân; với tổ chức là giấy đăng ký và văn bản về người đại diện theo pháp luật; văn bản uỷ quyền nếu có người đại diện | Chứng minh bạn có tư cách khởi kiện |
| Tài liệu, chứng cứ | Hợp đồng, giấy nhận tiền, sao kê, tin nhắn in ra, ảnh, biên bản, vi bằng, giấy chứng nhận quyền tài sản… | Chứng minh quyền lợi bị xâm phạm và yêu cầu có căn cứ |
| Danh mục tài liệu | Bảng liệt kê đánh số từng tài liệu, ghi bản chính hay bản sao, số trang | Giúp toà và bạn đối chiếu khi giao nhận |
Thông tin về bị đơn và người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan (địa chỉ, nơi làm việc) không phải là một nhóm giấy tờ riêng nhưng rất quan trọng: nếu có giấy tờ chứng minh địa chỉ của họ, nên đưa vào nhóm chứng cứ. Ngoài ra, một số loại tranh chấp cần tài liệu chứng minh đã qua bước bắt buộc trước khi khởi kiện, như biên bản hoà giải tại UBND cấp xã đối với tranh chấp ai là người có quyền sử dụng đất. Thiếu loại giấy này thì vụ việc bị coi là chưa đủ điều kiện khởi kiện, nên cần kiểm tra trước tiên.
Bản chính, bản sao và bản sao chứng thực: nộp loại nào
Nguyên tắc chung. Toà cần tài liệu đáng tin về nguồn gốc. Bản sao có chứng thực đáp ứng điều đó; bản sao thường (bản photo) thì khi cần, toà sẽ yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu.
Đừng nộp bản chính duy nhất mà không giữ bản sao. Giấy vay viết tay, hợp đồng chỉ có một bản: nộp bản sao, mang bản chính theo khi được yêu cầu đối chiếu. Nếu toà giữ bản chính, xin biên bản giao nhận ghi rõ.
Giấy tờ do cơ quan nhà nước cấp. Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy đăng ký xe, giấy khai sinh: nộp bản sao chứng thực hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu.
Tài liệu bạn tự lập. Bảng tính tiền, bản tường trình diễn biến: ký tên, ghi ngày. Đây không phải chứng cứ độc lập mà là phần trình bày giúp toà đọc chứng cứ.
Giấy tờ nhiều trang. Đóng dấu giáp lai hoặc ký nháy từng trang với tài liệu bạn tự sao, đánh số trang. Hợp đồng nhiều phụ lục thì nộp đủ phụ lục liên quan, không chỉ trang có chữ ký.
Tài liệu tiếng nước ngoài và giấy tờ do nước ngoài cấp
Hồ sơ có yếu tố nước ngoài — hợp đồng ký với đối tác nước ngoài, giấy tờ nhân thân cấp ở nước ngoài, sao kê ngân hàng nước ngoài — cần thêm vài bước trước khi nộp:
- Xác định tài liệu nào bằng tiếng nước ngoài; mọi tài liệu đó cần bản dịch sang tiếng Việt.
- Dịch tại người dịch đủ điều kiện và chứng thực chữ ký người dịch, hoặc công chứng bản dịch tại tổ chức hành nghề công chứng.
- Với giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp hoặc xác nhận, kiểm tra yêu cầu hợp pháp hoá lãnh sự; một số trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc nguyên tắc có đi có lại.
- Đối chiếu tên riêng, ngày tháng, số tiền giữa bản gốc và bản dịch; lỗi dịch tên người, tên công ty là lỗi hay khiến toà yêu cầu làm lại.
- Đóng bản dịch kèm bản gốc (bản sao) thành một bộ, ghi trong danh mục là "tài liệu số… kèm bản dịch".
Hợp pháp hoá lãnh sự và dịch thuật có thể mất nhiều tuần, nhất là khi giấy tờ phải gửi về nước cấp. Nếu cần nộp đơn gấp, bạn nộp những gì đã có kèm trình bày rằng tài liệu nước ngoài đang được hợp pháp hoá và sẽ bổ sung — tốt hơn để lỡ thời điểm cần khởi kiện.
Chứng cứ điện tử: tin nhắn, thư điện tử, ảnh và ghi âm
Phần lớn tranh chấp dân sự hiện nay có chứng cứ nằm trong điện thoại. Toà chấp nhận thông điệp dữ liệu điện tử là nguồn chứng cứ, nhưng cách bạn nộp ảnh hưởng tới việc chúng có được tin hay không. Bản in ảnh chụp màn hình tin nhắn cần thấy được tên hoặc số tài khoản người gửi, ngày giờ, nội dung liên tục; chỉ cắt riêng một câu "anh sẽ trả" mà mất ngữ cảnh rất dễ bị bên kia phản bác.
Giữ nguyên thiết bị và tài khoản gốc, không xoá cuộc trò chuyện, không đổi máy mà không sao lưu. Khi toà cần xác minh, bạn có thể phải xuất trình thiết bị. Với những đoạn hội thoại quan trọng, có người chọn lập vi bằng ghi nhận nội dung tin nhắn trên điện thoại; đây là một cách để tăng độ tin cậy.
Ghi âm, ghi hình nộp kèm văn bản trình bày xuất xứ: ai ghi, ghi khi nào, ở đâu, ghi bằng thiết bị gì, và bản chép lại nội dung. Ghi âm cuộc nói chuyện mà bạn là một bên tham gia khác với nghe lén người khác; những tình huống ranh giới nên hỏi người làm nghề trước khi dùng. Các vấn đề sâu hơn về giá trị chứng minh của từng loại chứng cứ thuộc một chủ đề riêng; ở bước nộp đơn, việc của bạn là nộp gọn, có xuất xứ, có danh mục.
Với tài liệu lưu trên dịch vụ đám mây hoặc thư điện tử, nên in kèm phần thông tin người gửi, người nhận, thời gian gửi; tệp đính kèm quan trọng thì in riêng và ghi rõ là tệp đính kèm của thư nào. Nếu dung lượng lớn như video dài, hỏi toà về cách nộp bản sao trên thiết bị lưu trữ, kèm văn bản mô tả nội dung từng tệp và thời điểm đáng chú ý trong mỗi tệp.
Giấy tờ riêng theo từng loại tranh chấp hay gặp
Bốn nhóm giấy tờ ở trên dùng cho mọi vụ. Ngoài ra, mỗi loại tranh chấp có vài giấy tờ đặc thù mà thiếu là gần như chắc bị hỏi lại:
| Loại tranh chấp | Giấy tờ đặc thù nên có | Ghi chú |
|---|---|---|
| Đòi nợ tiền vay | Giấy vay hoặc chứng cứ giao tiền, bảng tính gốc – lãi | Tách rõ khoản đã trả |
| Tranh chấp hợp đồng mua bán, dịch vụ | Hợp đồng, phụ lục, chứng từ giao nhận, thanh toán, văn bản báo vi phạm | Ghi điều khoản bị vi phạm |
| Bồi thường thiệt hại tài sản | Ảnh, biên bản hiện trạng, báo giá sửa chữa, hoá đơn chi phí | Thường cần giám định hoặc định giá sau |
| Tranh chấp quyền sử dụng đất | Giấy chứng nhận hoặc giấy tờ về đất, biên bản hoà giải tại UBND cấp xã, sơ đồ thửa đất nếu có | Hoà giải ở cấp xã là điều kiện trước khi kiện với tranh chấp ai có quyền sử dụng đất |
| Hợp đồng thuê nhà, thuê mặt bằng | Hợp đồng thuê, giấy nhận cọc, biên bản bàn giao, chứng từ trả tiền thuê | Ghi rõ thời điểm trả nhà |
| Khởi kiện thay người khác | Giấy tờ chứng minh quan hệ đại diện, giám hộ hoặc thừa kế | Thiếu là đơn bị coi như không có quyền khởi kiện |
Bảng chỉ là danh sách tối thiểu. Với vụ có giá trị lớn hoặc nhiều bên, nên đọc kỹ yêu cầu của chính toà tiếp nhận; nhiều toà có bảng hướng dẫn hồ sơ tại bộ phận tiếp nhận đơn, và cán bộ tiếp nhận thường chỉ ra ngay giấy tờ nào còn thiếu trước khi bạn chính thức nộp.
Lỗi hình thức hay khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung
Những lỗi này không liên quan tới việc bạn đúng hay sai, nhưng đủ làm vụ việc chậm vài tuần:
- Thiếu danh mục tài liệu, hoặc danh mục ghi một đằng, tài liệu nộp một nẻo.
- Thiếu giấy tờ chứng minh tư cách khi người khởi kiện là người đại diện, người thừa kế, người giám hộ.
- Văn bản uỷ quyền không đủ phạm vi (chỉ uỷ quyền "nộp đơn" mà không uỷ quyền tham gia tố tụng), hoặc không đúng hình thức theo yêu cầu.
- Tài liệu tiếng nước ngoài không kèm bản dịch hợp lệ.
- Ảnh in mờ, tin nhắn cắt mất tên người gửi và ngày giờ.
- Thông tin bị đơn ghi không khớp giữa đơn và tài liệu kèm theo (tên viết khác, địa chỉ khác).
- Không nộp đủ số bản sao đơn và tài liệu cho các đương sự khác khi toà hướng dẫn.
Sau khi thụ lý, bạn còn phải giao nộp tài liệu, chứng cứ theo yêu cầu của toà và gửi bản sao cho các đương sự khác theo quy định. Một bộ hồ sơ được đánh số, có danh mục ngay từ đầu làm cho mọi lần giao nộp sau dễ hơn nhiều.
Câu hỏi thường gặp
Chưa có đủ chứng cứ thì có nộp đơn khởi kiện được không?
Được. Bạn nộp tài liệu hiện có đủ để cho thấy việc khởi kiện có căn cứ, trình bày lý do chưa có phần còn lại, rồi bổ sung trong quá trình giải quyết. Nếu chứng cứ đang do người khác giữ, bạn có thể đề nghị toà thu thập sau khi thụ lý.
Có phải công chứng tất cả bản photo trước khi nộp không?
Không bắt buộc với mọi tài liệu. Nhiều tài liệu nộp bản sao rồi xuất trình bản chính khi toà yêu cầu đối chiếu. Giấy tờ do cơ quan nhà nước cấp thì nên dùng bản sao chứng thực để khỏi phải mang bản chính nhiều lần.
Sao kê ngân hàng in từ ứng dụng có dùng được không?
Dùng được làm tài liệu ban đầu, nhưng có giá trị cao hơn khi có xác nhận của ngân hàng. Bạn có thể xin ngân hàng cấp sao kê có xác nhận, hoặc đề nghị toà yêu cầu ngân hàng cung cấp sau khi thụ lý.
Giấy tờ nước ngoài đã hợp pháp hoá lãnh sự có cần dịch nữa không?
Có. Hợp pháp hoá lãnh sự xác nhận con dấu, chữ ký trên giấy tờ, không thay cho bản dịch tiếng Việt. Toà cần cả hai: giấy tờ đã hợp pháp hoá (khi thuộc diện phải làm) và bản dịch được công chứng hoặc chứng thực.
Nộp hồ sơ bao nhiêu bộ?
Tuỳ hướng dẫn của toà tiếp nhận và số đương sự trong vụ. Thông thường bạn nộp đơn và tài liệu cho toà, sau khi thụ lý sẽ được hướng dẫn gửi bản sao cho đương sự khác. Hỏi trước tại bộ phận tiếp nhận đơn để chuẩn bị đủ bản.
Người thừa kế khởi kiện đòi nợ của cha mẹ đã mất cần thêm giấy tờ gì?
Ngoài chứng cứ về khoản nợ, cần giấy chứng tử, giấy tờ chứng minh quan hệ thừa kế, và nếu có nhiều người thừa kế thì văn bản thể hiện các đồng thừa kế cùng khởi kiện hoặc uỷ quyền cho một người.