Khi đơn khởi kiện chưa ghi đủ hoặc ghi chưa rõ nội dung cần có, thẩm phán được phân công xem xét đơn sẽ thông báo bằng văn bản, nêu cụ thể những điểm cần sửa đổi, bổ sung và ấn định thời hạn để bạn làm. Theo Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, thời hạn này do thẩm phán ấn định nhưng không quá một tháng, trường hợp đặc biệt có thể gia hạn nhưng không quá mười lăm ngày. Sửa đủ và đúng hạn thì toà tiếp tục xem xét để thụ lý; không sửa thì đơn bị trả lại.
Thông báo sửa đổi, bổ sung không phải là dấu hiệu bạn sẽ thua; nó chỉ cho biết đơn chưa đạt chuẩn để toà thụ lý. Phần lớn đơn của người tự viết đều nhận ít nhất một thông báo loại này. Điều quan trọng là đọc đúng từng yêu cầu, sửa đủ trong một lần, và nộp lại đúng cách. Bài này giải thích các loại yêu cầu hay gặp và cách xử lý từng loại.
Toà xem xét đơn thế nào và vì sao có thông báo này
Sau khi nhận đơn, chánh án toà phân công một thẩm phán xem xét. Thẩm phán đọc đơn và tài liệu kèm theo để ra một trong mấy hướng: yêu cầu sửa đổi, bổ sung đơn; tiến hành thủ tục thụ lý; chuyển đơn cho toà có thẩm quyền; hoặc trả lại đơn. Thông báo sửa đổi, bổ sung là hướng "mềm" nhất: toà thấy vụ việc có thể thụ lý được nhưng đơn còn thiếu thông tin cần thiết.
Thời gian bạn dùng để sửa đơn theo thông báo của toà không bị tính vào thời hiệu khởi kiện. Nói cách khác, nếu vụ việc đang sát mốc thời hiệu, việc nhận thông báo sửa đơn không làm bạn mất quyền chỉ vì phải chờ sửa, miễn là sửa đúng hạn. Ngày khởi kiện vẫn là ngày bạn nộp đơn lần đầu.
Thông báo sửa đổi, bổ sung được gửi tới địa chỉ bạn ghi trong đơn, hoặc qua phương tiện điện tử nếu bạn đã đăng ký. Vì thời hạn tính từ khi bạn nhận thông báo, việc giữ liên lạc ổn định ở địa chỉ đã khai là cần thiết. Nếu bạn đi vắng dài ngày, nên uỷ quyền cho người nhận thay hoặc báo toà địa chỉ liên lạc mới.
Một điểm nhỏ nhưng hay bị bỏ qua: thông báo thường ghi tên thẩm phán được phân công và cách liên hệ với bộ phận thụ lý. Ghi lại thông tin này ngay, vì từ đây đến khi có bản án sơ thẩm, đó là đầu mối bạn làm việc. Mọi lần nộp tài liệu sau này nên ghi rõ số thông báo hoặc số hồ sơ để giấy tờ của bạn không bị xếp nhầm vào vụ khác.
Các yêu cầu sửa đổi, bổ sung hay gặp và cách xử lý
Mỗi thông báo thường liệt kê vài điểm. Dưới đây là những điểm xuất hiện nhiều nhất trong vụ dân sự thông thường:
| Toà yêu cầu | Nghĩa thường là | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Ghi rõ địa chỉ của bị đơn | Địa chỉ trong đơn không cụ thể hoặc toà xác minh không đúng | Ghi đủ số nhà, thôn, tổ, xã/phường, tỉnh theo địa danh hiện hành; kèm tài liệu về nơi ở nếu có |
| Nêu cụ thể yêu cầu khởi kiện | Đơn chỉ ghi "đề nghị toà giải quyết" mà không nói muốn gì | Ghi từng yêu cầu, có số tiền hoặc tài sản cụ thể |
| Xác định quan hệ tranh chấp | Đơn trộn nhiều quan hệ, không rõ là vay, mua bán hay góp vốn | Viết lại phần nội dung, gọi đúng loại quan hệ |
| Bổ sung tài liệu chứng minh quyền khởi kiện | Thiếu tài liệu ban đầu cho thấy quyền lợi bị xâm phạm | Nộp tài liệu hiện có hoặc trình bày lý do chưa có |
| Bổ sung người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan | Vụ việc có người khác bị ảnh hưởng mà đơn không nêu | Ghi tên, địa chỉ người đó và mối liên quan |
| Ký tên, điểm chỉ hoặc bổ sung giấy uỷ quyền | Đơn thiếu chữ ký, người ký không có tư cách | Ký lại hoặc nộp văn bản uỷ quyền hợp lệ |
Nếu một yêu cầu trong thông báo bạn không hiểu, có thể đến toà hỏi trực tiếp thẩm phán hoặc thư ký được phân công. Hỏi để hiểu đúng ý toà tốt hơn đoán rồi sửa lệch, dẫn tới thông báo lần hai.
Sửa và nộp lại trong một lần
Mục tiêu là toà đọc bản sửa và không phải hỏi thêm gì nữa. Trình tự làm:
- Đọc thông báo, đánh số từng yêu cầu toà nêu, ghi ngày nhận và tính ngày hết hạn; dán tờ ghi chú ngày hết hạn ở nơi dễ thấy.
- Với mỗi yêu cầu, ghi ra giấy câu trả lời hoặc tài liệu cần bổ sung; yêu cầu nào cần đi xin giấy tờ ở nơi khác thì làm trước vì tốn thời gian nhất.
- Viết lại đơn hoàn chỉnh (hoặc văn bản sửa đổi, bổ sung theo hướng dẫn của toà), không chỉ viết riêng phần thiếu — một bản đơn đầy đủ giúp toà đọc liền mạch.
- Lập văn bản đi kèm, liệt kê từng yêu cầu trong thông báo và bạn đã sửa, bổ sung thế nào, ở trang nào, tài liệu số mấy.
- Nộp trực tiếp, gửi bưu chính hoặc qua tài khoản giao dịch điện tử trước hạn; giữ bằng chứng ngày nộp.
- Nếu không thể làm kịp vì lý do chính đáng (đang chờ cơ quan khác cấp giấy), gửi văn bản đề nghị gia hạn trước khi hết hạn, kèm giấy tờ chứng minh lý do.
Đừng chờ đến ngày cuối. Bưu chính có thể chậm, toà có thể nghỉ lễ, và một tài liệu cần xin xác nhận có thể mất nhiều ngày hơn dự tính.
Ví dụ giả định: một đơn đòi nợ trước và sau khi sửa
Bà Hạnh ở Nam Định cho một người cùng xóm vay tiền làm ăn, có giấy vay viết tay. Đơn đầu tiên bà nhờ cháu viết dài hai trang, phần lớn kể chuyện người vay hứa hẹn nhiều lần, sống khá giả mà không trả, cuối đơn ghi "đề nghị toà xử lý nghiêm". Địa chỉ bị đơn chỉ ghi tên xóm. Tài liệu kèm theo là bản photo giấy vay.
Thông báo sửa đổi, bổ sung của toà nêu ba điểm: ghi cụ thể yêu cầu khởi kiện; ghi đầy đủ địa chỉ của bị đơn; bổ sung tài liệu về các lần bị đơn đã trả một phần như bà kể trong đơn. Ba điểm này đều quen thuộc với đơn tự viết.
Bản sửa của bà Hạnh ngắn hơn bản đầu. Phần nội dung kể theo mốc: ngày vay, số tiền, thời hạn trả ghi trong giấy vay, hai lần người vay trả bớt với số tiền và cách trả, số còn nợ. Phần yêu cầu ghi thành hai điểm: buộc bị đơn trả số tiền gốc còn lại, và trả tiền lãi do chậm trả kể từ ngày đến hạn, đề nghị toà tính theo quy định. Địa chỉ ghi đủ số nhà, thôn, xã theo địa danh sau sắp xếp. Bà nộp thêm bản in tin nhắn người vay xác nhận đã chuyển trả hai lần, và văn bản đi kèm liệt kê ba điểm toà yêu cầu cùng chỗ đã sửa.
Câu "đề nghị toà xử lý nghiêm" bị bỏ, vì toà dân sự không "xử lý" ai theo nghĩa trừng phạt; toà giải quyết yêu cầu của bà. Đơn sửa xong ít cảm xúc hơn nhưng dễ thụ lý hơn nhiều, và cũng cho bà một bản tóm tắt rõ ràng để dùng ở phiên hoà giải sau này.
Những tình huống khó khi sửa đơn
Không tìm được địa chỉ chính xác của bị đơn. Ghi nơi cư trú cuối cùng bạn biết, trình bày rõ các bước đã làm để tìm, kèm tài liệu nếu có. Trường hợp bị đơn cố tình giấu địa chỉ, luật có hướng xử lý riêng; còn nếu bạn hoàn toàn không xác định được nơi ở, đơn có thể không được thụ lý — lúc đó nên hỏi người làm nghề về các bước còn lại.
Tài liệu đang do bên kia giữ. Ghi rõ tài liệu gì, đang ở đâu, ai giữ, và đề nghị toà thu thập sau khi thụ lý. Toà không đòi bạn phải có những gì bạn không thể có được.
Toà yêu cầu xác định lại quan hệ tranh chấp mà bạn không chắc. Mô tả sự việc trung thực, nêu cách bạn hiểu và đề nghị toà xác định. Việc gọi tên quan hệ cuối cùng là trách nhiệm của toà, nhưng mô tả sự việc rõ ràng là việc của bạn.
Muốn nhân dịp sửa đơn để thêm yêu cầu mới. Được, nếu yêu cầu đó liên quan và nằm trong cùng sự việc. Nhưng thêm yêu cầu mới làm toà phải xem lại từ đầu phần đó, có thể dẫn tới thông báo khác. Cân nhắc kỹ trước khi mở rộng.
Nếu không sửa, sửa không đủ hoặc quá hạn
Khi bạn không sửa đổi, bổ sung đơn theo thông báo trong thời hạn, toà sẽ trả lại đơn khởi kiện và tài liệu kèm theo. Trả lại đơn không phải là bản án; bạn không thua kiện, nhưng mất thời gian và phải làm lại khi nộp đơn mới. Với vụ việc sát thời hiệu, việc bị trả đơn rồi nộp lại có thể ảnh hưởng tới cách tính thời hiệu, nên cần thận trọng.
Sửa không đủ cũng có thể bị trả lại. Không phải mọi thiếu sót nhỏ đều dẫn tới trả đơn, nhưng nếu điểm còn thiếu là nội dung bắt buộc như yêu cầu cụ thể, tên và địa chỉ bị đơn, toà có căn cứ để trả lại. Vì vậy văn bản đi kèm liệt kê từng điểm đã sửa là cách tự kiểm tốt nhất.
Khi đơn bị trả lại, bạn có quyền khiếu nại việc trả lại đơn trong thời hạn ngắn ghi ở văn bản trả lại, hoặc chuẩn bị đơn mới đầy đủ hơn để nộp lại. Chọn hướng nào tuỳ lý do trả đơn có đúng hay không. Với người lần đầu tự đi kiện, một thông báo sửa đổi là cơ hội cuối cùng để làm đơn chỉn chu trước khi vụ việc chính thức bắt đầu.
Câu hỏi thường gặp
Thời hạn sửa đổi, bổ sung đơn khởi kiện là bao lâu?
Thời hạn do thẩm phán ấn định và ghi trong thông báo, theo Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 không quá một tháng; trường hợp đặc biệt toà có thể gia hạn nhưng không quá mười lăm ngày. Bạn tính theo ngày nhận được thông báo và hạn ghi trong đó.
Có được gia hạn thời gian sửa đơn không?
Có thể, trong trường hợp đặc biệt. Bạn gửi văn bản đề nghị gia hạn trước khi hết hạn, nêu lý do chính đáng và kèm giấy tờ chứng minh, ví dụ đang chờ cơ quan khác cấp tài liệu. Toà quyết định có gia hạn hay không.
Nhận thông báo sửa đơn có phải nộp thêm tiền gì không?
Thông báo sửa đổi, bổ sung đơn không kèm khoản tiền nào. Tạm ứng án phí chỉ được thông báo sau khi toà thấy đơn đủ điều kiện thụ lý. Ai yêu cầu bạn chuyển tiền để "đẩy nhanh việc sửa đơn" là dấu hiệu lừa đảo.
Sửa đơn có cần viết lại toàn bộ hay chỉ phần thiếu?
Toà có thể hướng dẫn cụ thể. Khi không có hướng dẫn, viết lại một bản đơn hoàn chỉnh kèm văn bản liệt kê các điểm đã sửa thường là cách rõ ràng nhất, giúp toà không phải ghép hai văn bản.
Nhận thông báo sửa đơn lần thứ hai có bình thường không?
Có thể xảy ra khi bản sửa lần đầu chưa giải quyết hết vấn đề hoặc phát sinh điểm mới. Gặp trường hợp này nên tới toà hỏi trực tiếp để hiểu đúng yêu cầu, tránh vòng lặp sửa đi sửa lại.
Thời gian sửa đơn có làm mất thời hiệu khởi kiện không?
Thời gian sửa đổi, bổ sung đơn theo thông báo của toà không tính vào thời hiệu khởi kiện. Điều kiện là bạn sửa trong thời hạn toà cho; nếu để đơn bị trả lại vì không sửa, tình hình sẽ khác.