Bạn có thể gửi đơn khởi kiện vụ án dân sự bằng hình thức trực tuyến qua cổng thông tin điện tử hoặc hệ thống dịch vụ công trực tuyến của toà án, với điều kiện đã đăng ký giao dịch điện tử với toà và toà nơi bạn nộp đã triển khai việc nhận đơn qua mạng. Đơn và tài liệu được gửi dưới dạng tệp điện tử; ngày khởi kiện là ngày bạn gửi đơn trực tuyến. Tuy vậy, gửi qua mạng không có nghĩa là không bao giờ phải tới toà: bản chính tài liệu, chữ ký, việc nộp tạm ứng án phí và các buổi làm việc vẫn có thể cần có mặt.
Kênh trực tuyến tiện nhất cho người ở xa nơi bị đơn cư trú (toà có thẩm quyền ở tỉnh khác), người đi làm khó xin nghỉ, hoặc doanh nghiệp nhỏ có nhiều vụ đòi nợ. Bài này mô tả các bước theo nguyên lý chung; giao diện, tên mục và quy trình cụ thể có thể thay đổi theo từng thời điểm và từng toà, nên bạn cần đối chiếu hướng dẫn hiện hành trên trang chính thức của Toà án nhân dân trước khi làm.
Khi nào nên chọn gửi trực tuyến, khi nào nên tới toà
Gửi trực tuyến hợp với vụ việc có hồ sơ gọn, tài liệu chủ yếu là văn bản có thể chụp hoặc quét rõ, và bạn quen thao tác trên máy tính. Lợi ích rõ nhất là tiết kiệm đường đi và có bằng chứng điện tử về thời điểm gửi. Với người ở Hà Nội khởi kiện bị đơn đang sống ở Lâm Đồng, chẳng hạn, gửi qua mạng giúp tránh một chuyến đi chỉ để nộp đơn.
Ngược lại, nên cân nhắc tới toà nộp trực tiếp khi hồ sơ có nhiều tài liệu bản chính quan trọng cần đối chiếu ngay, khi bạn chưa chắc toà nào có thẩm quyền và muốn được bộ phận tiếp nhận xem qua, hoặc khi vụ việc cần nộp kèm yêu cầu áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời. Nộp trực tiếp cũng hợp với người lớn tuổi, người không quen dùng chữ ký số hay tài khoản điện tử.
Còn gửi qua bưu chính là lựa chọn ở giữa: không cần tài khoản điện tử, có bằng chứng ngày gửi qua dấu bưu điện, nhưng không nhận được phản hồi nhanh khi hồ sơ có lỗi. Ba kênh có giá trị pháp lý như nhau về việc gửi đơn; khác nhau ở tiện lợi và tốc độ xử lý lỗi. Không có kênh nào được ưu tiên giải quyết trước chỉ vì cách nộp.
Các bước gửi đơn trực tuyến theo nguyên lý chung
Quy trình ở mỗi giai đoạn có thể khác về giao diện, nhưng thường đi qua các bước sau:
- Truy cập cổng dịch vụ trực tuyến chính thức của hệ thống Toà án nhân dân; chỉ dùng địa chỉ tra từ nguồn chính thức, không bấm đường dẫn lạ gửi qua tin nhắn.
- Đăng ký tài khoản giao dịch điện tử với thông tin nhân thân, số điện thoại và thư điện tử còn dùng được; thực hiện xác thực theo yêu cầu của hệ thống.
- Chọn toà án sẽ nhận đơn — đây là bước phải chắc về thẩm quyền, vì chọn sai toà thì đơn sẽ bị chuyển hoặc trả lại.
- Khai thông tin vụ việc và tải đơn khởi kiện lên dưới dạng tệp theo định dạng hệ thống chấp nhận; đơn phải có chữ ký theo cách hệ thống yêu cầu (ký số hoặc ký tay rồi quét).
- Tải các tài liệu, chứng cứ kèm theo, đặt tên tệp theo số thứ tự trong danh mục để toà dễ đối chiếu.
- Kiểm tra lại toàn bộ, gửi đơn và lưu lại xác nhận đã gửi, mã hồ sơ, thời điểm gửi.
- Theo dõi tài khoản và thư điện tử để nhận thông báo của toà: yêu cầu sửa đổi bổ sung, thông báo nộp tạm ứng án phí, hoặc văn bản trả lại đơn.
Ngày khởi kiện khi gửi trực tuyến là ngày gửi đơn. Vì vậy, bản xác nhận đã gửi hoặc ảnh chụp màn hình có thời điểm gửi là thứ cần lưu cẩn thận, nhất là khi vụ việc sát mốc thời hiệu.
Chuẩn bị tệp tài liệu để toà đọc được
Quét thay vì chụp nghiêng. Dùng máy quét hoặc ứng dụng quét trên điện thoại để tài liệu phẳng, đủ bốn góc, không bóng tay. Ảnh chụp nghiêng, mất chữ ở mép là lý do phổ biến khiến toà yêu cầu nộp lại.
Một tài liệu một tệp. Giấy vay một tệp, sao kê một tệp, tin nhắn một tệp. Gộp tất cả vào một tệp dài trăm trang làm người đọc khó tìm, và nếu một trang lỗi thì phải gửi lại cả tệp.
Đặt tên tệp có nghĩa. Ví dụ "01-giay-vay", "02-sao-ke-chuyen-tien", khớp số thứ tự trong danh mục. Tên tệp kiểu "IMG_2391" buộc cán bộ toà mở từng tệp để đoán.
Kiểm dung lượng và định dạng. Hệ thống thường giới hạn dung lượng và chỉ nhận một số định dạng. Video dài, ghi âm lớn có thể không tải lên được; khi đó ghi trong đơn là sẽ nộp bản sao trên thiết bị lưu trữ theo hướng dẫn của toà.
Giữ bản chính sẵn sàng. Tài liệu gửi qua mạng là bản điện tử. Khi cần, toà sẽ yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu, nên đừng để thất lạc chỉ vì đã gửi bản quét.
Việc làm được qua mạng và việc thường vẫn cần có mặt
Phạm vi việc làm qua mạng mở rộng dần theo từng giai đoạn. Bảng dưới là cách hình dung phổ biến; luôn kiểm hướng dẫn hiện hành của toà:
| Việc | Qua mạng | Thường vẫn cần trực tiếp hoặc giấy |
|---|---|---|
| Gửi đơn khởi kiện, tài liệu kèm theo | Được, khi đã đăng ký giao dịch điện tử | Bản chính để đối chiếu khi toà yêu cầu |
| Nhận thông báo, văn bản tố tụng | Được, nếu đã đăng ký nhận bằng phương tiện điện tử | Một số văn bản vẫn có thể được tống đạt trực tiếp hoặc qua bưu chính |
| Sửa đổi, bổ sung đơn | Thường gửi được qua tài khoản | Khi cần ký lại bản gốc |
| Nộp tạm ứng án phí | Tuỳ phương thức đã triển khai | Nộp tại cơ quan thi hành án dân sự rồi nộp biên lai cho toà |
| Phiên họp, hoà giải, phiên toà | Một số toà tổ chức trực tuyến trong trường hợp luật cho phép | Thông thường có mặt tại toà theo giấy triệu tập |
Khi đã đăng ký nhận văn bản qua phương tiện điện tử, bạn có trách nhiệm theo dõi tài khoản. Thông báo của toà gửi tới tài khoản được coi là đã gửi; bỏ quên tài khoản vài tuần có thể khiến bạn lỡ thời hạn sửa đơn hay nộp tạm ứng án phí.
Ví dụ giả định: một vụ đòi tiền hàng gửi qua mạng từ đầu tới lúc thụ lý
Anh Phong làm chủ một xưởng in bao bì nhỏ ở Đà Nẵng, có khách là một cửa hàng ở Khánh Hoà nợ tiền hàng ba đợt. Toà có thẩm quyền là toà án khu vực nơi chủ cửa hàng cư trú, cách xưởng của anh vài trăm cây số. Anh chọn gửi trực tuyến. Trước tiên anh đăng ký tài khoản giao dịch điện tử bằng thư điện tử riêng chứ không dùng thư của xưởng mà nhân viên cũng mở được, để thông báo của toà không bị người khác đọc rồi bỏ quên.
Anh quét hợp đồng nguyên tắc, mười hai phiếu giao hàng, biên bản đối chiếu công nợ có chữ ký của khách, sao kê ba lần khách chuyển trả, và bản in tin nhắn khách hẹn trả. Mỗi loại một tệp, đánh số khớp với danh mục. Bảng tổng hợp công nợ anh lập trên máy, in ra ký tên, quét lại. Đơn anh viết theo mẫu hiện hành, ký tay, quét thành tệp.
Hai tuần sau, anh nhận thông báo qua tài khoản: toà yêu cầu ghi rõ địa chỉ cư trú của chủ cửa hàng, vì đơn chỉ ghi địa chỉ cửa hàng. Anh bổ sung theo thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, gửi lại qua tài khoản kèm văn bản giải thích đã sửa điểm nào. Tiếp đó anh nhận thông báo nộp tạm ứng án phí, nộp tại cơ quan thi hành án dân sự theo hướng dẫn, rồi gửi biên lai cho toà. Từ đó vụ án được thụ lý.
Cả quá trình, anh chỉ phải tới toà khi được triệu tập làm việc, mang theo bản chính các phiếu giao hàng và biên bản đối chiếu để đối chiếu. Điều đáng học ở ví dụ này không phải là sự tiện lợi, mà là việc chuẩn bị tệp gọn gàng ngay từ đầu giúp mọi lần trao đổi sau đều nhanh.
Những rủi ro riêng của kênh trực tuyến
Rủi ro đầu tiên là trang giả. Kẻ gian có thể lập trang giống cổng toà án, hoặc gửi tin nhắn mạo danh toà yêu cầu "nộp phí xử lý hồ sơ" vào tài khoản cá nhân. Toà không thu tiền vào tài khoản cá nhân và không yêu cầu bạn cung cấp mật khẩu, mã OTP. Khi nhận yêu cầu lạ, hãy liên hệ trực tiếp toà qua thông tin công bố chính thức để xác minh.
Rủi ro thứ hai là thông tin liên lạc. Nếu bạn đổi số điện thoại hoặc thư điện tử mà không cập nhật, thông báo của toà vẫn được coi là đã gửi tới địa chỉ điện tử cũ bạn đăng ký. Nên dùng một địa chỉ thư điện tử ổn định, không dùng thư của công ty cũ hay của người khác.
Rủi ro thứ ba là sự chủ quan về nội dung. Hệ thống trực tuyến không kiểm tra giúp bạn đơn có đủ nội dung hay đúng thẩm quyền. Một đơn thiếu sót gửi qua mạng sẽ nhận thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung như đơn nộp giấy. Vì vậy phần chuẩn bị nội dung đơn và hồ sơ vẫn phải làm kỹ như khi nộp trực tiếp; kênh nộp chỉ thay đổi cách chuyển, không thay đổi tiêu chuẩn.
Cuối cùng, sao lưu toàn bộ tệp đã gửi vào một thư mục riêng, giữ đúng tên tệp. Khi toà hỏi về tài liệu số mấy, bạn mở ra được ngay đúng bản đã gửi, không phải đoán xem đã gửi bản nào.
Câu hỏi thường gặp
Gửi đơn khởi kiện trực tuyến có bắt buộc phải có chữ ký số không?
Tuỳ yêu cầu của hệ thống tại từng thời điểm. Có nơi chấp nhận đơn ký tay rồi quét kèm xác thực tài khoản, có nơi yêu cầu chữ ký số. Bạn kiểm tra hướng dẫn trên cổng chính thức trước khi chuẩn bị đơn.
Gửi trực tuyến rồi có cần gửi thêm bản giấy không?
Không phải gửi lại cùng đơn đó bằng giấy, vì như vậy dễ tạo hai hồ sơ. Khi toà cần đối chiếu bản chính hoặc cần bản có chữ ký gốc, toà sẽ thông báo và bạn nộp theo yêu cầu.
Toà nơi bị đơn ở chưa nhận đơn trực tuyến thì làm sao?
Bạn nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu chính tới toà đó. Gửi trực tuyến tới một toà khác không có thẩm quyền chỉ khiến đơn bị chuyển hoặc trả lại, mất thêm thời gian.
Có thể nhờ người khác gửi đơn trực tuyến thay mình không?
Người được uỷ quyền hợp lệ có thể thay bạn thực hiện các giao dịch với toà, kể cả gửi đơn qua tài khoản của họ với tư cách người đại diện, kèm văn bản uỷ quyền. Không nên đưa thông tin đăng nhập tài khoản của mình cho người khác.
Gửi nhầm tài liệu hoặc thiếu tài liệu thì có sửa được không?
Được. Bạn có thể bổ sung tài liệu sau khi gửi, theo cách hệ thống cho phép hoặc khi toà thông báo yêu cầu bổ sung. Ghi rõ tài liệu bổ sung thay thế hay thêm vào tài liệu nào trong danh mục.