Để đi phiên hoà giải ở toà án dân sự cho có ích, bạn cần chuẩn bị ba thứ: bộ giấy tờ tuỳ thân và chứng cứ mang theo, một bản tóm tắt yêu cầu của mình trong vài dòng, và một khoảng con số hoặc phương án mà bạn chấp nhận được. Thiếu thứ thứ ba là lý do phổ biến nhất khiến phiên hoà giải trôi qua mà không có kết quả, dù hai bên thật ra đã khá gần nhau.
Bài này dành cho cả nguyên đơn lẫn bị đơn vừa nhận giấy triệu tập tham gia phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hoà giải. Không có công thức chung cho mọi vụ; mục tiêu là giúp bạn bước vào phòng họp với cái đầu rõ ràng thay vì chỉ mang theo nỗi bực.
Đọc kỹ giấy triệu tập và hồ sơ trước buổi họp
Việc đầu tiên là đọc lại giấy triệu tập: ngày giờ, địa điểm, phòng họp, tư cách tham gia của bạn và nội dung phiên họp. Nếu giấy ghi rõ "tham gia phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hoà giải", bạn biết buổi đó có cả hai phần. Thấy thông tin nào lạ, chẳng hạn tư cách bị ghi nhầm, hãy gọi tới bộ phận văn thư hoặc thư ký phụ trách vụ án theo số in trên giấy để hỏi lại trước ngày họp.
Việc thứ hai là nắm lại toàn bộ những gì bên kia đã nộp. Bị đơn thường đã nhận bản sao đơn khởi kiện và tài liệu kèm theo khi được thông báo thụ lý; nguyên đơn thường nhận văn bản ghi ý kiến của bị đơn nếu bị đơn có nộp. Nếu bạn chưa thấy tài liệu nào của bên kia, bạn có quyền đề nghị toà cho xem, ghi chép, sao chụp tài liệu, chứng cứ trong hồ sơ trước buổi họp, trừ những tài liệu luật không cho công khai.
Đọc hồ sơ với ba câu hỏi: bên kia đang đòi gì cụ thể, họ dựa vào giấy tờ gì, và chỗ nào họ chưa chứng minh được. Viết câu trả lời ra một tờ giấy. Tờ giấy đó sẽ giúp bạn rất nhiều khi thẩm phán hỏi "anh/chị có ý kiến gì về tài liệu bên kia nộp".
Mang theo những gì
Bảng dưới gom các thứ nên mang. Không mang đủ không làm phiên họp bị huỷ, nhưng có thể làm bạn lỡ cơ hội bổ sung hoặc chốt thoả thuận ngay trong buổi.
| Nhóm | Cụ thể | Vì sao cần |
|---|---|---|
| Tuỳ thân, tư cách | Căn cước bản gốc; giấy uỷ quyền nếu đi thay người khác; giấy tờ chứng minh là người đại diện của doanh nghiệp, hộ kinh doanh | Thư ký kiểm tra trước khi bắt đầu; không xuất trình được thì có thể không được tham gia |
| Giấy triệu tập | Bản đã nhận | Đối chiếu phòng họp, giờ họp; tránh đi nhầm phòng |
| Chứng cứ bản gốc | Giấy biên nhận, hợp đồng, sổ ghi nợ, sao kê đã nộp bản sao cho toà | Thẩm phán có thể đề nghị đối chiếu bản chính với bản sao trong hồ sơ |
| Tài liệu mới chưa nộp | Kèm bản sao đủ để giao cho toà và các bên khác | Phần kiểm tra chứng cứ là lúc phù hợp để nộp bổ sung, kèm giải thích vì sao nộp lúc này |
| Bản tóm tắt của bạn | Yêu cầu, số tiền, các mốc thời gian chính, trên một mặt giấy | Giúp trình bày gọn khi được hỏi, không bị cuốn theo cảm xúc |
| Phương án thoả thuận | Con số tối thiểu (hoặc tối đa), lịch trả, điều kiện kèm theo | Để có thể trả lời ngay khi bên kia hoặc thẩm phán đưa ra đề xuất |
Nếu bạn đang có đề nghị toà thu thập chứng cứ hoặc triệu tập người làm chứng, hãy viết sẵn thành văn bản: nêu chứng cứ cần thu thập, lý do bạn không tự thu thập được, và người làm chứng là ai, ở đâu, biết điều gì.
Tự tính khoảng thoả thuận chấp nhận được
Phần này quan trọng nhất và hay bị bỏ qua nhất. Bạn không cần lộ con số của mình cho ai, nhưng bạn cần có nó trong đầu trước khi vào phòng:
- Viết ra kết quả tốt nhất nếu vụ án đi tới bản án: toà chấp nhận toàn bộ yêu cầu (với nguyên đơn) hoặc bác toàn bộ (với bị đơn).
- Viết ra kết quả xấu nhất có thể xảy ra nếu chứng cứ của bạn bị toà không chấp nhận, nhìn thẳng vào những chỗ yếu mà bạn đã ghi ở bước đọc hồ sơ.
- Cộng thêm cái giá của việc đi tiếp: thời gian chờ thêm nhiều tháng, ngày nghỉ làm để lên toà, chi phí giám định hoặc định giá nếu có, khả năng có kháng cáo khiến vụ án kéo sang cấp phúc thẩm.
- Tính khả năng thực sự thu được tiền: bản án tuyên thắng nhưng bên kia không có tài sản thì quá trình thi hành án vẫn khó. Thoả thuận một khoản nhỏ hơn nhưng bên kia sẵn sàng trả có khi giá trị hơn.
- Từ bốn bước trên, chốt một con số hoặc phương án thấp nhất mà bạn chấp nhận (với nguyên đơn) hay cao nhất mà bạn chịu được (với bị đơn), và một vài điều kiện bạn có thể nhượng như lịch trả, cách trả, bỏ phần lãi.
Nếu là người đứng tên chung với vợ chồng, anh chị em, hãy bàn với họ trước. Không ít phiên hoà giải phải dừng lại vì đương sự ngồi đó nói "để về hỏi nhà đã", trong khi bên kia đã sẵn sàng ký.
Bị đơn chuẩn bị khác nguyên đơn ở chỗ nào
Nguyên đơn thường đến phiên họp với câu hỏi "chịu bớt bao nhiêu". Bị đơn thì cần chuẩn bị thêm một lớp: mình có muốn phản tố, có muốn đề nghị đưa thêm người vào vụ án, có tài liệu nào chứng minh đã trả một phần hay không. Phần kiểm tra chứng cứ là thời điểm thẩm phán hỏi những chuyện này, nên bị đơn cần nghĩ trước khi bước vào phòng chứ không phải khi đang được hỏi.
Nếu bạn thừa nhận một phần nghĩa vụ, ví dụ có vay nhưng đã trả bớt, hãy chuẩn bị con số mình thừa nhận và giấy tờ về phần đã trả. Đưa ra con số rõ ràng thường giúp hoà giải nhanh hơn nhiều so với phủ nhận toàn bộ rồi để thẩm phán tự đoán. Nếu bạn thật sự không nợ, hãy chuẩn bị lý lẽ ngắn gọn và tài liệu cho từng điểm, không cần mang theo cảm xúc bị oan.
Bị đơn cũng nên tính khả năng thực hiện thoả thuận. Một lịch trả góp nghe có vẻ dễ chịu trong phòng họp sẽ trở thành nghĩa vụ có thể bị cưỡng chế thi hành khi đã được công nhận. Đừng nhận lịch trả mà thu nhập hằng tháng của bạn không gánh nổi chỉ để cho xong buổi họp.
Câu nên hỏi thẩm phán trong phiên họp
"Hồ sơ hiện đã có đủ tài liệu nào, còn thiếu tài liệu nào?" Câu này giúp bạn biết vụ án còn phải chờ những bước gì, và bạn cần bổ sung gì nếu hoà giải không thành.
"Nếu hai bên thoả thuận hôm nay thì bước tiếp theo là gì, bao lâu có quyết định?" Thẩm phán sẽ giải thích về thời hạn 7 ngày để các bên thay đổi ý kiến và quyết định công nhận sự thoả thuận. Biết trước giúp bạn yên tâm hơn khi ký.
"Thoả thuận về án phí và chi phí thì ghi thế nào?" Án phí khi hoà giải thành có cơ chế riêng, các bên có thể thoả thuận ai chịu. Hỏi để tránh tranh cãi sau khi đã chốt nội dung chính.
"Phần không thoả thuận được sẽ xử lý ra sao?" Khi chỉ thống nhất một phần, bạn cần biết phần đó có được ghi nhận không và vụ án đi tiếp thế nào với phần còn lại.
"Có thể hẹn thêm một buổi hoà giải nữa không?" Khi bạn thấy cần thêm thời gian tính lại hoặc hỏi người cùng đứng tên, hỏi khả năng hẹn buổi khác thay vì ký vội hay từ chối thẳng.
Thái độ và cách nói trong phòng họp
Phiên hoà giải không phải nơi thắng tranh luận. Một vài điều giúp buổi họp có ích hơn:
- Nói với thẩm phán, không quay sang đôi co với bên kia. Khi bên kia nói sai, ghi lại và đợi tới lượt mình.
- Trình bày theo thứ tự thời gian, có con số và ngày tháng; bớt tính từ, bớt kể khổ.
- Không đưa ra đề xuất mà bạn không chắc làm được, như hứa trả một khoản lớn trong tuần sau. Thoả thuận đã được công nhận thì phải thi hành.
- Không ký khi chưa đọc hết biên bản. Đề nghị thư ký ghi đúng số tiền, mốc thời gian, tên người nhận tiền, cách trả.
- Nếu cảm thấy bị dồn ép, hãy nói rõ bạn cần thời gian suy nghĩ. Hoà giải là tự nguyện.
Ngay cả khi không thoả thuận được, một buổi họp mà bạn trình bày rõ ràng, có tài liệu, có đề nghị cụ thể cũng giúp thẩm phán hiểu vụ việc ngay từ đầu, điều có lợi cho bạn khi vụ án ra phiên toà.
Khi nào nên có người làm nghề đi cùng
Phần lớn vụ đòi nợ nhỏ, tranh chấp hợp đồng đơn giản, đương sự tự đi hoà giải được nếu chuẩn bị kỹ. Nhưng có những tình huống bạn nên có luật sư hoặc trợ giúp viên pháp lý ngồi cạnh: tranh chấp có giá trị lớn so với thu nhập của gia đình; vụ có nhiều người liên quan, như chia tài sản chung, thừa kế; bên kia có luật sư còn bạn thì không; hoặc nội dung thoả thuận dự kiến phức tạp, như chuyển nhượng quyền sử dụng đất, chia nhà theo hiện vật.
Người bảo vệ quyền lợi không nói thay bạn mọi điều, nhưng giúp bạn đọc ra hậu quả pháp lý của từng câu trong thoả thuận, điều mà người không làm nghề rất dễ bỏ sót. Nếu bạn thuộc diện được trợ giúp pháp lý miễn phí, hãy hỏi trung tâm trợ giúp pháp lý nhà nước ở tỉnh, thành nơi mình sống.
Trước buổi họp, bạn cũng có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để rà lại con số định đưa ra và các điều kiện kèm theo, nhất là khi chưa từng đọc một biên bản hoà giải thành nào. Mang theo câu trả lời như một danh sách kiểm tra, còn quyết định cuối cùng vẫn là của bạn khi ngồi trong phòng họp.
Câu hỏi thường gặp
Đi phiên hoà giải có bắt buộc phải mặc trang phục gì không?
Không có quy định riêng cho đương sự như với người tiến hành tố tụng, nhưng toà án có nội quy về trật tự. Bạn nên mặc gọn gàng, kín đáo như khi đi làm việc với cơ quan nhà nước, tránh quần đùi, dép lê. Điều này không ảnh hưởng tới kết quả vụ án nhưng giúp buổi làm việc suôn sẻ hơn.
Có được ghi âm phiên họp hoà giải không?
Phiên họp có biên bản do thư ký ghi và các bên ký, đó là tài liệu chính thức. Việc tự ghi âm, ghi hình trong phòng họp phải được thẩm phán cho phép; tự ý làm có thể bị nhắc nhở hoặc yêu cầu dừng. Nếu muốn có bản ghi để nhớ, hãy hỏi trước, còn không thì ghi chép tay các ý chính.
Nếu bên kia đưa ra con số ngay trong phòng họp thì có nên trả lời luôn không?
Nếu con số đó nằm trong khoảng bạn đã tính sẵn ở nhà, bạn có thể đồng ý hoặc trả giá tiếp. Nếu nằm ngoài khoảng đó hoặc kèm điều kiện bạn chưa nghĩ tới, hãy đề nghị thẩm phán cho thời gian suy nghĩ hoặc hẹn buổi khác, thay vì ký vội rồi phải dùng quyền thay đổi ý kiến trong 7 ngày.
Mang trẻ nhỏ theo khi đi phiên hoà giải được không?
Phòng họp không phải nơi thích hợp cho trẻ nhỏ và trẻ có thể làm gián đoạn buổi làm việc. Nếu không gửi được ai trông, hãy báo trước với thư ký để được hướng dẫn chỗ chờ. Trường hợp trẻ là đương sự thì cách tham gia khác, do người đại diện của trẻ tham gia thay.
Đã nộp đủ tài liệu từ trước thì có cần mang bản gốc theo không?
Nên mang. Thẩm phán hoặc bên kia có thể đề nghị đối chiếu bản sao trong hồ sơ với bản gốc, đặc biệt với giấy biên nhận viết tay, hợp đồng có chữ ký. Bản gốc chỉ để xuất trình, bạn không phải nộp lại bản gốc nếu toà không yêu cầu, và nên giữ cẩn thận sau buổi họp.
Người đi cùng có được nói thay trong phiên hoà giải không?
Chỉ người có tư cách tham gia tố tụng mới được trình bày, như người đại diện theo uỷ quyền hợp lệ hoặc người bảo vệ quyền lợi đã được toà chấp nhận. Người thân đi cùng không có tư cách đó thường phải ngồi ngoài. Nếu cần người thân hỗ trợ trình bày, hãy làm thủ tục uỷ quyền đúng cách trước buổi họp.