Phần kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ là nửa đầu của phiên họp ở toà, nơi thẩm phán xác nhận từng bên đã nộp tài liệu gì, các bên đã biết tài liệu của nhau chưa, và còn đề nghị gì về chứng cứ. Thẩm phán hỏi theo một danh sách khá cố định: yêu cầu của bạn có thay đổi không, bạn có nộp thêm gì không, bạn có cần toà thu thập giúp, có muốn triệu tập người làm chứng, có đề nghị đưa thêm ai vào vụ án không.
Nhiều người coi phần này là thủ tục rồi trả lời "không có gì thêm" cho nhanh để tới phần hoà giải. Đó là một sai lầm có giá. Những gì bạn không nói ở đây, về sau muốn nói thì phải giải thích vì sao trước đây không nói. Bài này đi qua từng câu hỏi, cách trả lời có lợi, và những đề nghị mà đương sự nên chủ động đưa ra.
Mục đích của phần kiểm tra chứng cứ
Tên đầy đủ của phần này đã nói lên ba việc. Giao nộp: mỗi bên đã đưa cho toà những tài liệu, chứng cứ gì để chứng minh cho yêu cầu hoặc ý kiến phản đối của mình. Tiếp cận: mỗi bên đã được biết, được xem tài liệu do bên kia nộp chưa. Công khai: những chứng cứ đó được công bố trước các bên để không ai bị bất ngờ ở phiên toà.
Pháp luật tố tụng dân sự đặt nghĩa vụ chứng minh chủ yếu lên đương sự: ai đưa ra yêu cầu thì phải đưa ra chứng cứ chứng minh yêu cầu đó có căn cứ, ai phản đối thì phải chứng minh sự phản đối có căn cứ. Phần kiểm tra chứng cứ là lúc thẩm phán chốt lại bức tranh đó trước khi đưa vụ án ra xét xử. Phần sâu hơn về cách thu thập và đánh giá từng loại chứng cứ thuộc mảng chuyên về chứng cứ; ở đây chỉ bàn chuyện bạn cần làm gì trong chính phiên họp.
Một mục đích nữa ít ai để ý: phần này giúp thẩm phán phát hiện sớm vụ án có thiếu người hay không. Ví dụ đòi nợ một người nhưng khoản vay dùng chung cho gia đình, hoặc tranh chấp nhà mà trong nhà còn người khác đang ở. Nếu thiếu người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan, vụ án dù xử xong cũng dễ bị huỷ ở cấp trên.
Những câu thẩm phán thường hỏi và cách trả lời có lợi
Cách hỏi mỗi thẩm phán một khác, nhưng nội dung gần như luôn xoay quanh các điểm dưới đây.
| Câu hỏi | Ý nghĩa | Trả lời thế nào |
|---|---|---|
| Anh/chị giữ nguyên yêu cầu hay thay đổi, bổ sung, rút? | Chốt phạm vi vụ án | Nói rõ từng khoản. Muốn bổ sung thì chuẩn bị văn bản, lưu ý không vượt phạm vi đơn khởi kiện ban đầu |
| Anh/chị đã nộp những tài liệu gì? | Đối chiếu với hồ sơ | Kể theo danh mục đã nộp; thấy thiếu tài liệu nào trong hồ sơ thì nói ngay |
| Anh/chị đã nhận tài liệu của bên kia chưa, có ý kiến gì? | Tiếp cận chứng cứ | Nếu chưa nhận đủ, đề nghị được xem, sao chụp; nếu có ý kiến phản bác thì nêu ngắn từng điểm |
| Có tài liệu, chứng cứ nào muốn giao nộp thêm không? | Bổ sung chứng cứ | Nộp tại chỗ kèm bản sao cho các bên; giải thích vì sao bây giờ mới nộp nếu tài liệu có từ trước |
| Có đề nghị toà thu thập chứng cứ, triệu tập người làm chứng không? | Hỗ trợ của toà | Nêu cụ thể tài liệu nào, ở đâu, vì sao bạn không tự lấy được; người làm chứng là ai, biết việc gì |
| Có đề nghị đưa thêm người vào vụ án không? | Đủ thành phần đương sự | Nêu tên, địa chỉ, lý do người đó liên quan |
| Có đề nghị giám định, định giá, xem xét tại chỗ không? | Chứng cứ chuyên môn | Nêu đối tượng, lý do; hỏi về việc tạm ứng chi phí |
Mỗi câu trả lời được ghi vào biên bản. Câu "không có ý kiến" cũng được ghi, và về sau nó có thể được đọc lại khi bạn muốn đổi ý.
Những đề nghị đương sự nên chủ động đưa ra
Đề nghị được sao chụp tài liệu bên kia mới nộp. Nếu thẩm phán công bố một tài liệu bạn chưa từng thấy, đừng phản bác ngay. Hãy đề nghị được xem kỹ, sao chụp và có thời gian trình bày ý kiến bằng văn bản. Phản bác vội vàng một tài liệu chưa đọc hết thường để lại câu chữ bất lợi trong biên bản.
Đề nghị toà yêu cầu cơ quan, tổ chức cung cấp tài liệu. Sao kê ngân hàng của người khác, hồ sơ địa chính, hồ sơ đăng ký kinh doanh là những thứ đương sự thường không tự lấy được. Bạn cần cho thấy mình đã thử, ví dụ có văn bản xin cung cấp mà bị từ chối hoặc không được trả lời.
Đề nghị triệu tập người làm chứng. Người chứng kiến việc giao tiền, người môi giới hợp đồng, người viết hộ giấy biên nhận. Nêu đủ họ tên, địa chỉ, họ biết điều gì và vì sao lời họ quan trọng.
Đề nghị đối chất. Khi lời khai của hai bên mâu thuẫn ở một điểm quyết định, ví dụ ai giữ tiền, bạn có thể đề nghị toà tổ chức đối chất. Toà xem xét có cần thiết hay không.
Đề nghị đưa người có liên quan vào vụ án. Nhất là trong tranh chấp tài sản chung, thừa kế, nhà đang có người ở. Đề nghị sớm tốt hơn để tới phiên toà mới phát hiện thiếu người.
Nộp chứng cứ muộn thì sao
Thẩm phán thường ấn định thời hạn để các bên giao nộp tài liệu, chứng cứ. Nguyên tắc chung là chứng cứ phải được giao nộp trong giai đoạn chuẩn bị xét xử, trước hoặc tại phiên họp kiểm tra chứng cứ. Tài liệu mà toà đã yêu cầu nhưng bạn không nộp, rồi đợi tới phiên toà mới đưa ra, sẽ bị đặt câu hỏi: vì sao trước đó không nộp.
Luật vẫn để ngỏ cho trường hợp có lý do chính đáng, ví dụ tài liệu mới được cơ quan cấp, mới phát hiện ra, hoặc trước đó toà không yêu cầu. Nhưng gánh nặng giải thích nằm ở bạn, và toà có quyền không chấp nhận nếu lý do không thuyết phục. Thực tế, cách an toàn nhất là nộp mọi thứ bạn có ngay khi có, kể cả những tài liệu bạn nghĩ "để dành".
Tâm lý "giữ bài tới phiên toà" là tàn dư của kiểu tố tụng cũ. Ở thủ tục hiện nay, giữ bài thường không làm bên kia bất ngờ mà làm chính bạn bị bất lợi: tài liệu có thể không được chấp nhận, phiên toà có thể bị hoãn để bên kia có thời gian xem tài liệu mới, và thẩm phán có ấn tượng rằng bạn không hợp tác.
Chuẩn bị riêng cho phần kiểm tra chứng cứ
Ngoài việc chuẩn bị chung cho phiên họp, phần kiểm tra chứng cứ cần vài thứ riêng:
- Lập danh mục tài liệu bạn đã nộp, đánh số, ghi ngày nộp. Đối chiếu với thông báo của toà nếu có.
- Lập danh mục tài liệu bên kia đã nộp mà bạn đã nhận. Đánh dấu tài liệu nào bạn đồng ý, tài liệu nào bạn phản đối và vì sao.
- Chuẩn bị bản sao tài liệu mới cho đủ số bên trong vụ án, cộng một bản cho toà.
- Viết sẵn đơn đề nghị thu thập chứng cứ, triệu tập người làm chứng nếu có, ghi rõ nội dung.
- Ghi ra những người bạn nghĩ nên có mặt trong vụ án mà hiện chưa có.
- Nếu có đề nghị giám định, định giá, chuẩn bị tâm lý về việc tạm ứng chi phí và thời gian chờ.
Mang tất cả theo thứ tự trong một bìa hồ sơ. Khi thẩm phán hỏi tới đâu, bạn lấy ra tới đó, không phải lục tìm giữa phòng họp.
Khi một bên vắng mặt ở phần kiểm tra chứng cứ
Nếu có đương sự vắng mặt, phần kiểm tra chứng cứ vẫn có thể diễn ra với những người có mặt. Toà sẽ thông báo kết quả phiên họp cho người vắng mặt. Đối với người vắng mặt, điều này có nghĩa là họ không được trực tiếp nghe các tài liệu được công bố, không được đưa ra đề nghị ngay tại chỗ, và phải đọc kết quả qua văn bản gửi về.
Với người có mặt, sự vắng mặt của bên kia không phải lợi thế đáng mừng. Bạn vẫn nên trình bày đầy đủ, đưa ra đề nghị và nộp tài liệu như bình thường. Phần hoà giải ngay sau đó có thể không tiến hành được nếu người vắng mặt là bị đơn đã được triệu tập hợp lệ lần thứ hai mà vẫn cố tình vắng mặt; khi đó vụ án sẽ đi thẳng sang bước chuẩn bị xét xử.
Nếu chính bạn không thể tới vì lý do chính đáng, như ốm phải nằm viện, hãy báo cho toà càng sớm càng tốt bằng văn bản kèm giấy tờ chứng minh, và đề nghị hoãn phiên họp. Đừng chỉ gọi điện; một cuộc gọi không để lại dấu vết trong hồ sơ.
Những sai lầm hay gặp ở phần này
Qua các vụ án dân sự thông thường, có một số sai lầm lặp đi lặp lại ở phần kiểm tra chứng cứ:
- Trả lời "đã nộp đủ" trong khi chưa kiểm hồ sơ, để rồi phát hiện một tài liệu quan trọng chưa từng tới tay toà.
- Chấp nhận nội dung tài liệu bên kia ngay tại chỗ chỉ vì không muốn tỏ ra khó tính.
- Nộp ảnh chụp tin nhắn mà không giữ thiết bị gốc, không có cách xác định thời điểm, người gửi.
- Đề nghị triệu tập người làm chứng nhưng không có địa chỉ, chỉ biết tên gọi thân mật.
- Bỏ qua câu hỏi về người liên quan, để tới phiên toà mới lộ ra căn nhà tranh chấp còn người khác đang đứng tên.
Mỗi sai lầm trên không khó sửa nếu phát hiện sớm. Phiên họp kiểm tra chứng cứ chính là cơ hội để phát hiện sớm.
Câu hỏi thường gặp
Phần kiểm tra chứng cứ có phải là lúc tranh luận ai đúng ai sai không?
Không. Đây là lúc xác nhận tài liệu, chứng cứ đã có và các đề nghị về chứng cứ, chưa phải lúc tranh luận đầy đủ như tại phiên toà. Bạn có thể nêu ý kiến ngắn về tài liệu bên kia, nhưng phần lập luận dài nên để dành cho văn bản trình bày hoặc phiên toà.
Toà có tự đi thu thập chứng cứ cho mình không?
Toà chỉ thu thập chứng cứ trong những trường hợp luật định, thường khi đương sự có yêu cầu và đã không tự thu thập được. Nguyên tắc là đương sự tự chứng minh. Vì vậy bạn cần đưa ra đề nghị cụ thể và cho thấy mình đã cố gắng nhưng không lấy được tài liệu.
Có được nộp chứng cứ là ghi âm cuộc nói chuyện không?
Ghi âm, ghi hình có thể được xem là nguồn chứng cứ nếu kèm văn bản trình bày về xuất xứ: ai ghi, ghi khi nào, ở đâu, nói về việc gì. Toà sẽ đánh giá tính hợp pháp và giá trị chứng minh. Hãy giữ thiết bị hoặc tệp gốc, không cắt ghép.
Không đồng ý với tài liệu bên kia nộp thì phải làm gì?
Nêu rõ trong phiên họp bạn không đồng ý điểm nào và vì sao, đề nghị ghi vào biên bản. Nếu cần, nộp văn bản trình bày ý kiến chi tiết sau đó, kèm tài liệu phản bác. Với chữ ký bị nghi giả, bạn có thể đề nghị giám định.
Đã qua phiên họp rồi, phát hiện thêm tài liệu thì còn nộp được không?
Bạn vẫn có thể nộp, kèm văn bản giải thích vì sao trước đó chưa nộp. Toà sẽ xem xét lý do. Tài liệu mới phát sinh hoặc mới phát hiện có lý do chính đáng thường được chấp nhận; tài liệu có sẵn từ lâu mà cố tình giữ lại thì có rủi ro không được chấp nhận.
Người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan có được đề nghị về chứng cứ không?
Có. Người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan cũng là đương sự, có quyền giao nộp chứng cứ, được tiếp cận tài liệu của các bên và đề nghị toà thu thập chứng cứ như nguyên đơn, bị đơn. Nếu họ có yêu cầu độc lập thì nghĩa vụ chứng minh cho yêu cầu đó thuộc về họ.