Trong vụ án dân sự sơ thẩm, sau khi thụ lý và trước khi đưa vụ án ra xét xử, thẩm phán mở một phiên họp gồm hai phần nối nhau: kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ, rồi hoà giải. Hai phần thường diễn ra trong cùng một buổi, cùng một phòng, với cùng những người được triệu tập. Phần đầu để mọi bên biết đối phương đang có trong tay tài liệu gì; phần sau để thẩm phán giúp các bên thử tự thoả thuận trước khi phải nhờ toà phán quyết.
Với người lần đầu ra toà, buổi này thường là lần đầu ngồi đối diện bên kia trước mặt thẩm phán. Không có vành móng ngựa, không có hội thẩm, không có tranh luận như phiên toà. Nhưng những gì bạn nói và ký trong biên bản hôm đó có thể quyết định vụ án kết thúc ngay hay kéo dài thêm nhiều tháng. Bài dưới đây đi qua trình tự theo Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, nhìn từ chỗ ngồi của đương sự.
Vì sao luật gộp kiểm tra chứng cứ và hoà giải vào một phiên
Trước Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, hoà giải ở toà thường diễn ra khi các bên chưa thật sự biết bên kia có chứng cứ gì. Người ta hay giữ "át chủ bài" tới phiên toà, nên hoà giải chủ yếu là hai bên nhắc lại lập trường. Bộ luật 2015 đưa thêm phần kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và đặt nó ngay trước phần hoà giải, với ý đồ khá rõ: khi đã nhìn thấy tài liệu của nhau, các bên tự đánh giá được cửa thắng, cửa thua, và thoả thuận trở nên thực tế hơn.
Phần kiểm tra chứng cứ cũng phục vụ chính việc xét xử về sau. Thẩm phán dùng nó để chốt xem mỗi bên đã nộp gì, còn thiếu gì, có ai đề nghị toà thu thập thêm hay triệu tập người làm chứng không. Những vấn đề này được giải quyết sớm thì phiên toà không bị hoãn vì thiếu tài liệu.
Toà có trách nhiệm tiến hành hoà giải và tạo điều kiện để các đương sự thoả thuận; đây là một nguyên tắc chung của tố tụng dân sự. Vì vậy, trừ những vụ luật không cho hoà giải hoặc không thể hoà giải, gần như vụ án dân sự nào đi theo thủ tục thông thường cũng có ít nhất một phiên họp như vậy. Cần phân biệt với hoà giải, đối thoại tại toà án theo luật năm 2020: thủ tục đó diễn ra trước khi thụ lý, do hoà giải viên chủ trì, còn phiên họp trong bài này diễn ra sau khi đã thụ lý, do thẩm phán được phân công giải quyết vụ án chủ trì.
Ai có mặt trong phòng họp
Thành phần phiên họp ít người hơn nhiều so với phiên toà. Người bạn có thể gặp gồm:
- Thẩm phán chủ trì: chính là thẩm phán được giao giải quyết vụ án, người sẽ ngồi ghế chủ toạ nếu vụ án phải đưa ra xét xử.
- Thư ký toà án: ghi biên bản, báo cáo ai có mặt, ai vắng.
- Nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan và người đại diện hợp pháp của họ, nếu có.
- Người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự, chẳng hạn luật sư hoặc trợ giúp viên pháp lý, nếu đương sự có yêu cầu.
- Người phiên dịch khi có đương sự không sử dụng được tiếng Việt.
- Trong một số loại việc, đại diện cơ quan, tổ chức có liên quan có thể được mời; vụ án thông thường giữa người dân với nhau thì hiếm.
Phiên họp không công khai như phiên toà: người thân đi cùng thường ngồi chờ bên ngoài, trừ khi có tư cách tham gia. Nếu bạn muốn người nhà ngồi cùng để hỗ trợ, hãy hỏi thư ký toà trước buổi họp thay vì tự dẫn vào phòng.
Trình tự một phiên họp, từ lúc vào phòng tới lúc ký biên bản
Mỗi thẩm phán có nhịp điều hành riêng, nhưng trình tự cơ bản theo luật khá giống nhau. Một phiên họp điển hình đi qua các chặng sau:
- Thư ký báo cáo người tham gia có mặt, vắng mặt. Thẩm phán kiểm tra căn cước, giấy uỷ quyền của từng người.
- Thẩm phán phổ biến quyền và nghĩa vụ của đương sự, nói rõ nội dung phiên họp.
- Phần kiểm tra chứng cứ: thẩm phán công bố tài liệu, chứng cứ đã có trong hồ sơ, hỏi từng bên về yêu cầu của mình, về tài liệu đã nộp, có muốn bổ sung, có đề nghị toà thu thập thêm, triệu tập người làm chứng hay đưa thêm người vào vụ án không.
- Phần hoà giải: thẩm phán phổ biến các quy định pháp luật liên quan tới tranh chấp, phân tích hậu quả pháp lý của việc hoà giải thành để các bên tự cân nhắc.
- Nguyên đơn trình bày yêu cầu và đề xuất hướng giải quyết; tiếp theo là bị đơn, rồi người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan.
- Thẩm phán tổng hợp những điểm các bên đã thống nhất và chưa thống nhất, có thể hỏi thêm để làm rõ, gợi ý hướng thoả thuận.
- Thư ký đọc lại biên bản; đương sự đọc, đề nghị sửa chỗ ghi sai rồi ký hoặc điểm chỉ.
Có những buổi chỉ kéo dài hơn nửa giờ, có buổi kéo dài cả buổi sáng. Thẩm phán cũng có thể dừng và hẹn một phiên hoà giải khác nếu thấy các bên đang tiến gần tới thoả thuận nhưng cần thêm thời gian hỏi ý gia đình hoặc tính lại số tiền.
Ba kết cục có thể có sau phiên họp
Phiên họp kết thúc bằng một trong ba tình huống. Mỗi tình huống dẫn tới bước tiếp theo khác nhau, và bạn nên biết mình đang ở nhánh nào khi bước ra khỏi phòng.
| Kết cục | Biên bản ghi gì | Bước tiếp theo |
|---|---|---|
| Hoà giải thành toàn bộ | Các bên thoả thuận được mọi vấn đề phải giải quyết trong vụ án | Có 7 ngày để thay đổi ý kiến; hết hạn mà không ai đổi thì thẩm phán ra quyết định công nhận sự thoả thuận |
| Thoả thuận được một phần | Phần đã thống nhất và phần còn tranh chấp | Vụ án vẫn được chuẩn bị đưa ra xét xử; phần đã thống nhất thường được xem xét công nhận tại phiên toà |
| Hoà giải không thành | Ý kiến từng bên, các điểm không thống nhất | Thẩm phán tiếp tục chuẩn bị xét xử và ra quyết định đưa vụ án ra xét xử khi đủ điều kiện |
Ngoài ba kết cục trên còn có tình huống phiên họp không tiến hành hoà giải được, ví dụ bị đơn đã được triệu tập hợp lệ lần thứ hai mà vẫn cố tình vắng mặt. Khi đó toà lập biên bản và vụ án đi tiếp sang chuẩn bị xét xử.
Biên bản phiên họp: đọc gì trước khi ký
Mỗi phiên họp có hai loại biên bản: biên bản về kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và biên bản hoà giải. Có toà lập riêng, có toà ghi liên tiếp; điều quan trọng là nội dung. Biên bản kiểm tra chứng cứ ghi lại các bên đã nộp tài liệu gì, ai đề nghị gì và thẩm phán xử lý đề nghị đó thế nào. Biên bản hoà giải ghi ý kiến của từng bên, những nội dung đã thống nhất và chưa thống nhất.
Khi thư ký đọc lại, hãy dò ba chỗ. Thứ nhất, yêu cầu của bạn được ghi đúng số tiền, đúng tài sản, đúng khoản mục chưa, vì đây là căn cứ để xác định phạm vi vụ án về sau. Thứ hai, các đề nghị của bạn, như xin sao chụp tài liệu, xin triệu tập người làm chứng, có được ghi nhận không; một đề nghị nói miệng mà biên bản không ghi thì về sau rất khó chứng minh bạn đã từng đề nghị. Thứ ba, những gì bạn thừa nhận: nếu bạn chỉ đồng ý một phần sự việc, đừng để biên bản ghi gọn thành "đồng ý".
Bạn có quyền đề nghị sửa, bổ sung biên bản trước khi ký. Nếu thẩm phán hoặc thư ký không đồng ý sửa, bạn có thể ghi ý kiến của mình ngay dưới biên bản. Sau buổi họp, hãy xin bản sao biên bản hoặc ghi chép lại nội dung chính để theo dõi các bước tiếp theo.
Những điểm người lần đầu dự hay hiểu sai
Hoà giải không phải bị ép nhận. Nguyên tắc hoà giải là tự nguyện. Thẩm phán có thể phân tích, gợi ý, nhắc rủi ro, nhưng không được đe doạ hay bắt buộc bên nào chấp nhận. Bạn có quyền nói "chưa đồng ý" và để vụ án đi tiếp.
Thẩm phán không "đứng về" bên nào khi gợi ý. Khi thẩm phán nói về điểm yếu trong chứng cứ của bạn, đó thường là phân tích hậu quả pháp lý để hai bên tự lượng sức, không phải lời tuyên án trước. Nhưng cũng đừng coi những gợi ý đó là chắc chắn bản án sẽ như vậy.
Ký biên bản không có nghĩa là đồng ý với bên kia. Chữ ký của bạn xác nhận biên bản ghi đúng những gì đã diễn ra và đã nói. Nếu biên bản ghi sai ý của bạn, hãy đề nghị sửa trước khi ký; đó là quyền của bạn.
Không có mặt không làm vụ án dừng. Vắng mặt có lý do chính đáng thì có thể xin hoãn; vắng mặt không lý do nhiều lần thì vụ án vẫn đi tiếp, và bạn mất cơ hội trình bày ở giai đoạn này.
Một ví dụ giả định để hình dung
Ví dụ giả định: chị Hạnh ở Đồng Nai kiện anh Quang đòi lại khoản tiền đã đưa để cùng góp vốn mở quán, có giấy biên nhận viết tay. Tại phần kiểm tra chứng cứ, thẩm phán cho biết anh Quang đã nộp bản kê chi phí sửa mặt bằng và ảnh chụp hoá đơn mua thiết bị, khẳng định số tiền đã được dùng vào quán chung. Chị Hạnh lần đầu thấy bản kê này và đề nghị được sao chụp để đối chiếu; thẩm phán ghi nhận đề nghị.
Sang phần hoà giải, thẩm phán phân tích: nếu chứng minh được tiền đã chi cho quán chung thì đây là chuyện chia lãi lỗ khi chấm dứt hợp tác, không còn đơn thuần là đòi tiền đưa. Hai bên ngồi tính lại, anh Quang đồng ý trả một phần tiền, chia làm hai đợt, chị Hạnh đồng ý bỏ phần còn lại. Biên bản hoà giải thành được lập. Bảy ngày sau không ai đổi ý, thẩm phán ra quyết định công nhận sự thoả thuận.
Điểm đáng chú ý trong ví dụ: nếu không có phần kiểm tra chứng cứ đi trước, chị Hạnh có thể đã từ chối mọi đề xuất vì tin rằng tờ biên nhận là đủ để thắng toàn bộ. Chính việc nhìn thấy tài liệu của bên kia làm cuộc nói chuyện chuyển hướng.
Câu hỏi thường gặp
Phiên họp kiểm tra chứng cứ và hoà giải có diễn ra công khai không?
Không. Phiên họp này khác phiên toà, chỉ có thẩm phán, thư ký, các đương sự và những người tham gia tố tụng được triệu tập. Người ngoài, kể cả người thân không có tư cách tham gia, thường không được vào phòng. Điều này giúp các bên nói chuyện thẳng thắn hơn về khả năng thoả thuận.
Một vụ án có thể có mấy phiên họp hoà giải?
Luật không giới hạn cứng số lần. Trong thực tế, thẩm phán có thể mở thêm phiên khi các bên đề nghị, khi có đương sự mới được đưa vào, hoặc khi thấy khả năng thoả thuận còn. Ngược lại, nếu các bên đã nói rõ không thể thoả thuận, thẩm phán sẽ chuyển sang chuẩn bị xét xử.
Ai nói trước trong phần hoà giải?
Theo trình tự thông thường, sau khi thẩm phán phổ biến pháp luật và phân tích hậu quả của việc hoà giải thành, nguyên đơn hoặc người đại diện trình bày trước, tiếp đến bị đơn, rồi người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan. Người bảo vệ quyền lợi của đương sự được trình bày bổ sung. Sau đó thẩm phán xác định các điểm đã thống nhất và chưa thống nhất.
Phiên họp này khác hoà giải, đối thoại trước khi thụ lý thế nào?
Hoà giải, đối thoại theo Luật Hoà giải, đối thoại tại Toà án năm 2020 diễn ra trước khi toà thụ lý, do hoà giải viên chủ trì và đương sự có thể từ chối tham gia. Phiên họp trong bài diễn ra sau khi đã thụ lý vụ án, do thẩm phán giải quyết vụ án chủ trì, là một bước của tố tụng dân sự.
Phần kiểm tra chứng cứ có được bỏ qua để hoà giải luôn không?
Theo trình tự luật định, thẩm phán tiến hành phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ trước rồi mới hoà giải. Thời lượng phần này tuỳ vụ: vụ đơn giản, ít tài liệu thì chỉ vài phút xác nhận; vụ nhiều tài liệu thì kéo dài hơn. Bạn không nên coi nó là thủ tục hình thức.
Thẩm phán chủ trì phiên họp có phải là người xử vụ án không?
Thông thường là cùng một người: thẩm phán được phân công giải quyết vụ án chủ trì phiên họp và nếu vụ án phải đưa ra xét xử thì người đó làm chủ toạ phiên toà. Vì vậy cách bạn trình bày tại phiên họp, sự rõ ràng của tài liệu bạn đưa ra, cũng là ấn tượng đầu tiên của người sẽ phán quyết.