Nếu không thể đến phiên hoà giải, bạn nên gửi văn bản xin hoãn kèm giấy tờ chứng minh lý do, hoặc cử người đại diện theo uỷ quyền hợp lệ đi thay. Vắng mặt không báo, nhất là lần thứ hai sau khi được triệu tập hợp lệ, có hệ quả khác nhau tuỳ bạn là nguyên đơn hay bị đơn, và đều bất lợi.
Bài này giải thích cách xử lý khi bạn không thể tới phiên họp kiểm tra chứng cứ và hoà giải: báo cho toà thế nào, ai được đi thay, và điều gì xảy ra nếu bạn hoặc bên kia vắng mặt. Phần đại diện tố tụng chi tiết thuộc mảng uỷ quyền, ở đây chỉ nêu những gì liên quan trực tiếp tới phiên hoà giải.
Vì sao sự có mặt ở phiên hoà giải quan trọng
Phiên hoà giải là nơi các bên thoả thuận về quyền lợi của chính mình. Không như một buổi lấy lời khai mà toà có thể ghi nhận qua văn bản, thoả thuận đòi hỏi người có quyền quyết định phải có mặt để nghe, cân nhắc và đồng ý. Đó là lý do luật coi việc vắng mặt của bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan sau hai lần triệu tập hợp lệ là trường hợp không thể tiến hành hoà giải.
Với phần kiểm tra chứng cứ, sự có mặt giúp bạn trực tiếp nghe các tài liệu được công bố, đưa ra đề nghị ngay tại chỗ, và phản bác những gì bạn không đồng ý. Người vắng mặt chỉ nhận thông báo kết quả phiên họp sau đó, và mất cơ hội tham gia trực tiếp.
Vì vậy, nếu có thể, hãy sắp xếp để có mặt. Nếu thật sự không thể, hãy làm đúng cách để quyền của bạn không bị ảnh hưởng.
Xin hoãn phiên hoà giải: các bước
Khi có lý do chính đáng không thể tham dự, bạn nên làm theo trình tự sau:
- Báo cho toà sớm nhất có thể, ngay khi biết mình không đến được, không đợi tới sát ngày.
- Làm văn bản đề nghị hoãn, ghi rõ số vụ án, ngày giờ phiên họp ghi trên giấy triệu tập, lý do không thể tham dự.
- Kèm giấy tờ chứng minh lý do: giấy ra viện hoặc xác nhận đang điều trị, giấy xác nhận công tác xa, vé đi lại đã đặt trước nếu có liên quan.
- Nộp trực tiếp tại toà để có xác nhận ngày nhận, hoặc gửi qua bưu chính có theo dõi, hoặc qua kênh điện tử nếu bạn đã đăng ký nhận và gửi văn bản điện tử với toà.
- Liên hệ thư ký phụ trách vụ án để xác nhận toà đã nhận đề nghị và hỏi lịch mới.
- Khi có lịch mới, ghi lại cẩn thận và chuẩn bị để có mặt.
Một cuộc gọi điện báo vắng mặt không để lại dấu vết trong hồ sơ. Văn bản mới là bằng chứng cho thấy bạn vắng mặt có lý do, không phải cố tình.
Cử người đi thay: điều kiện và giới hạn
Người đại diện theo uỷ quyền phải có văn bản uỷ quyền hợp lệ. Văn bản uỷ quyền cần thể hiện rõ phạm vi, đặc biệt là có bao gồm việc tham gia hoà giải và quyết định thoả thuận hay không. Người đi thay mà không có quyền thoả thuận thì chỉ có thể nghe và báo lại, phiên hoà giải khó có kết quả.
Phạm vi uỷ quyền quyết định người đi thay làm được gì. Nếu bạn chỉ uỷ quyền tham gia phiên họp mà không uỷ quyền thoả thuận, người đi thay không thể ký biên bản hoà giải thành thay bạn. Hãy cân nhắc kỹ: uỷ quyền rộng thì tiện nhưng bạn phải tin người được uỷ quyền.
Một số loại việc không được uỷ quyền. Trong vụ án ly hôn, đương sự không được uỷ quyền cho người khác thay mình tham gia tố tụng. Các vụ án dân sự thông thường như đòi nợ, hợp đồng, bồi thường thì được uỷ quyền.
Doanh nghiệp, hộ kinh doanh. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có thể uỷ quyền cho nhân viên tham gia. Văn bản uỷ quyền cần ghi rõ phạm vi, và người được uỷ quyền nên được biết trước giới hạn mức có thể thoả thuận.
Hệ quả của việc vắng mặt với từng bên
Hệ quả khác nhau tuỳ ai vắng mặt và vắng mặt lần thứ mấy. Bảng dưới tóm theo nguyên lý chung; chi tiết trong vụ của bạn nên hỏi thư ký hoặc thẩm phán.
| Người vắng mặt | Lần đầu | Lần thứ hai sau triệu tập hợp lệ, không lý do chính đáng |
|---|---|---|
| Bị đơn | Toà thường hoãn và triệu tập lại | Không tiến hành hoà giải được; toà tiếp tục chuẩn bị xét xử |
| Người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan | Toà thường hoãn hoặc tiến hành với người có mặt nếu không ảnh hưởng tới quyền của họ | Không tiến hành hoà giải được với người đó |
| Nguyên đơn | Toà thường hoãn và triệu tập lại | Có nguy cơ bị coi là từ bỏ việc khởi kiện; cách xử lý cần hỏi kỹ toà vì đây là điểm bất lợi lớn |
Với nguyên đơn, việc vắng mặt lần thứ hai mà không có lý do chính đáng và không đề nghị giải quyết vắng mặt có thể dẫn tới đình chỉ giải quyết yêu cầu. Đừng để rơi vào tình huống này; nếu không thể tới, hãy báo và xin hoãn bằng văn bản.
Lý do thế nào được coi là chính đáng
Ốm đau, tai nạn có xác nhận của cơ sở y tế. Đây là lý do phổ biến và dễ chứng minh nhất. Giấy ra viện, giấy xác nhận đang điều trị nội trú, chỉ định nghỉ ngơi của bác sĩ đều có giá trị. Một lời kể "bị mệt" không kèm giấy tờ thì yếu.
Sự kiện bất khả kháng, trở ngại khách quan. Thiên tai, lũ lụt chia cắt đường đi, giao thông bị gián đoạn trên diện rộng. Những sự kiện mà ai cũng biết thì dễ được chấp nhận; sự kiện cục bộ thì nên có xác nhận của chính quyền xã, phường nơi xảy ra.
Việc gia đình đột xuất nghiêm trọng. Người thân qua đời, người thân cấp cứu. Toà thường thông cảm, nhưng bạn vẫn nên báo sớm và bổ sung giấy tờ sau.
Công tác xa theo quyết định của cơ quan. Nên có văn bản cử đi công tác. Tuy vậy, lịch công tác thường biết trước, nên toà có thể yêu cầu bạn sắp xếp hoặc cử người đại diện thay vì hoãn nhiều lần.
Những lý do khó được chấp nhận. Bận việc làm ăn thông thường, quên lịch, không biết đường đến toà, không có người trông nhà. Với những lý do này, cách đúng là sắp xếp lại hoặc uỷ quyền, không phải xin hoãn.
Đang ở xa hoặc ở nước ngoài: tham gia thế nào
Nếu bạn sống ở tỉnh, thành khác xa nơi toà đặt trụ sở, việc đi lại cho mỗi phiên họp có thể tốn kém. Cách thường dùng nhất là uỷ quyền cho người thân hoặc người làm nghề ở gần toà tham gia thay, với phạm vi uỷ quyền đủ để thoả thuận nếu bạn muốn kết thúc sớm. Trước mỗi phiên, hai bên nên thống nhất giới hạn có thể chấp nhận để người đi thay không phải gọi hỏi giữa chừng.
Nếu bạn đang ở nước ngoài, việc làm văn bản uỷ quyền có thể thực hiện tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước sở tại hoặc theo thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự đối với giấy tờ lập ở nước ngoài. Thủ tục này mất thời gian, nên chuẩn bị sớm ngay khi biết mình có vụ kiện.
Một số toà có thể tổ chức làm việc qua phương tiện trực tuyến trong những trường hợp pháp luật cho phép. Khả năng này tuỳ thuộc quy định hiện hành và điều kiện của từng toà; hãy hỏi thư ký phụ trách vụ án, đừng tự mặc định là được tham gia qua cuộc gọi video.
Vụ án có nhiều đương sự mà một người vắng mặt
Trong vụ án có nhiều đương sự, ví dụ nhiều người thừa kế, nhiều người cùng vay, việc một người vắng mặt đặt ra câu hỏi: có hoà giải giữa những người có mặt được không? Luật cho phép hoà giải giữa những người có mặt nếu họ đồng ý tiến hành và việc hoà giải không ảnh hưởng tới quyền, nghĩa vụ của người vắng mặt. Nếu thoả thuận sẽ ảnh hưởng tới người vắng mặt, phiên hoà giải phải hoãn.
Ví dụ giả định: ba anh em cùng là nguyên đơn kiện đòi tiền thuê đất, một người vắng mặt. Nếu hai người có mặt chỉ muốn thoả thuận về phần của mình, thoả thuận đó có thể không ảnh hưởng tới người thứ ba. Nhưng nếu thoả thuận về tổng số tiền chung cho cả ba, người vắng mặt bị ảnh hưởng và phiên phải hoãn.
Thực tế, thẩm phán thường thận trọng: nếu không chắc, họ sẽ hoãn để tất cả có mặt. Người có mặt có thể chủ động đề nghị hoãn nếu thấy thoả thuận cần sự đồng ý của người vắng.
Khi bên kia vắng mặt: bạn nên làm gì
Nếu bạn có mặt mà bên kia vắng, đừng coi đó là chiến thắng. Bạn vẫn nên trình bày đầy đủ ở phần kiểm tra chứng cứ, nộp tài liệu, đưa đề nghị như bình thường. Mọi thứ được ghi vào biên bản và sẽ có ích khi vụ án ra phiên toà.
Hỏi thư ký về việc bên kia đã được triệu tập hợp lệ chưa, đây là lần vắng mặt thứ mấy. Thông tin này giúp bạn biết vụ án sẽ đi tiếp thế nào. Nếu bên kia vắng mặt vì lý do bạn nghĩ là giả, ví dụ đang cố kéo dài, bạn có thể nêu ý kiến để thư ký ghi vào biên bản.
Nếu bạn là nguyên đơn và bên kia vắng mặt kéo dài, hãy kiểm tra lại địa chỉ bị đơn bạn đã cung cấp. Có thể giấy triệu tập chưa tới tay họ vì địa chỉ sai, và lúc đó việc bổ sung địa chỉ đúng là điều cần làm trước khi trách bên kia.
Câu hỏi thường gặp
Xin hoãn phiên hoà giải mấy lần thì được?
Luật không quy định số lần tối đa cho việc xin hoãn phiên họp vì lý do chính đáng, nhưng mỗi lần đều cần lý do và chứng minh. Hoãn nhiều lần mà lý do yếu sẽ khiến toà nghi ngờ bạn cố tình kéo dài. Với bị đơn, vắng mặt lần thứ hai sau triệu tập hợp lệ mà không có lý do chính đáng sẽ dẫn tới không tiến hành hoà giải được.
Làm giấy uỷ quyền đi hoà giải ở đâu?
Văn bản uỷ quyền tham gia tố tụng của cá nhân thường phải được công chứng hoặc chứng thực, trừ khi được lập ngay tại toà có sự chứng kiến của thẩm phán hoặc người được chánh án phân công. Bạn có thể làm tại tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan có thẩm quyền chứng thực, hoặc hỏi toà về việc lập tại toà. Ghi rõ phạm vi uỷ quyền, đặc biệt về quyền thoả thuận trong hoà giải.
Ốm đột xuất sáng hôm họp thì làm sao?
Gọi ngay cho thư ký phụ trách vụ án để báo, rồi gửi văn bản kèm giấy tờ y tế càng sớm càng tốt. Cuộc gọi giúp toà biết để không chờ, văn bản là bằng chứng chính thức. Nhờ người nhà nộp hộ văn bản tại toà nếu bạn không tự đi được.
Người được uỷ quyền có ký biên bản hoà giải thành thay mình được không?
Được, nếu văn bản uỷ quyền có nội dung cho phép người đó thoả thuận và ký biên bản thay bạn. Nếu uỷ quyền chỉ giới hạn ở việc tham gia phiên họp, họ không thể đồng ý thoả thuận. Sau khi ký, bạn vẫn có quyền thay đổi ý kiến trong 7 ngày.
Bên kia vắng mặt lần hai thì mình có thắng luôn không?
Không. Bị đơn vắng mặt lần thứ hai chỉ làm phần hoà giải không tiến hành được. Vụ án vẫn đi tới phiên toà và toà xét xử dựa trên chứng cứ. Bạn vẫn phải chứng minh yêu cầu của mình như bình thường.